Comment éviter qu’un voyage d’affaires ne tourne au cauchemar ?

Un voyage d'affaires peut être le quotidien de certains professionnels ou simplement une bonne surprise survenant une fois par an pour d'autres. Dans tous les cas, que votre voyage soit en France ou à l'étranger, il est parfois nécessaire d'être rabat-joie afin d'éviter qu’il ne tourne au cauchemar. Ici, nous allons évoquer des précautions importantes - sinon indispensables - pour profiter de son déplacement et être prêt à gérer la plupart des situations susceptibles de survenir. Personne n'a envie de se retrouver bloqué dans un aéroport étranger, sans assurance ni assistance en raison d'un cyclone tropical. Un exemple parmi tant d'autres qui souligne que la préparation des déplacements a au moins autant d'importance que le déplacement lui-même.

Savoir gérer ses papiers

Avant de partir à l'étranger, et en particulier pour les déplacements en dehors de l'Union Européenne, les collaborateurs doivent être au clair avec les obligations administratives rattachées au voyage (visa, passeport et autorisations de voyage diverses). Il est également recommandé de numériser ou de prendre en photo tous les documents d'identité importants et garder les fichiers stockés dans une solution cloud du type Dropbox ou Google Drive. En cas de vol ou de perte, il sera ainsi toujours plus facile de les refaire et de déposer plainte aux autorités compétentes en cas de besoin.

Pour les déplacements en France, la pratique reste la même. Numériser une carte d'identité, un permis de conduire et une carte Vitale est pratique en cas de problème. Dans certains cas, si l'entreprise est bien organisée et dispose de règles de sécurité en place, elle peut se charger elle-même de garder une copie de ces documents pour faciliter la gestion de crise potentielle lors du déplacement.

Rester prudent avec les données numériques

Sans voir le mal partout, certaines catégories de voyageurs professionnels peuvent être la cible de cybercriminels. Pour limiter les risques et distiller les bonnes pratiques qui peuvent d'ailleurs servir tout le monde, pensez à ne jamais utiliser les réseaux wi-fi publics, limitez fortement l'utilisation des réseaux wi-fi privés et préférez en tout temps l'utilisation d'un forfait mobile pour accéder aux données professionnelles depuis un smartphone. Pour les déplacements à l'étranger, la plupart des téléphones modernes permettent d'ailleurs d'ajouter un second forfait de données mobiles en plus de l'abonnement français. C'est une astuce qui permet de se connecter en toute sécurité aux réseaux mobiles locaux, sans plomber le budget voyage de l'entreprise.

Une fois sur place, vous devriez toujours garder vos appareils électroniques avec vous, faire en sorte qu'ils soient sécurisés avec un mot de passe et un système biométrique. En cas d'absence prolongée, il est même recommandé de ranger la batterie, la carte SIM et le terminal dans trois endroits différents, afin de décourager les éventuels pirates.

Soigner sa santé

Avant chaque départ lointain, il est toujours utile de rendre visite à son médecin généraliste et son dentiste. Le premier pourra s'assurer qu'aucun vaccin ou traitement préventif ne soit nécessaire, tout en vous conseillant sur une petite pharmacie à emporter en cas de besoin. Le second fera en sorte qu'aucune rage de dents inattendue ne vienne gâcher votre déplacement. Si la majorité des entreprises imposent des assurances médicales et rapatriement en cas de problème médical, c'est encore mieux de faire en sorte de ne pas avoir besoin de les utiliser.

Regarder la météo

Ce détail peut sembler trivial, mais sans aller dans des destinations très exotiques, chaque pays a ses spécificités et il vaut mieux être équipé pour y faire face. Alors que la France célèbre le printemps en mars et avril, il n'est, par exemple, pas rare que les grandes villes canadiennes soient encore sous la neige à cette période de l'année. Choisir la bonne tenue au moment de faire sa valise est donc important pour ne pas se surcharger et être en mesure de voyager de manière adéquate.

Être bien assuré

Du retard d'avion à l'accident avec une voiture de location en passant par un hôtel qui fait du surbooking, les situations compliquées, voire dramatiques, peuvent survenir dans le cadre d'un déplacement professionnel. C'est pourquoi il est important de partir avec une assurance qui couvre le rapatriement, une assistance et la couverture de soins médicaux pour les séjours à l'étranger, ainsi que les assurances pour les déplacements en voiture de location, et ce, partout dans le monde. Parce qu'un accident peut survenir sur le parking de l'entreprise, il n'est pas besoin de partir au bout du monde pour devoir gérer des imprévus.

Enfin, selon les types de voyages, il est aussi possible d'y ajouter des protections comme l’annulation ou l’interruption de voyage et la perte de bagages.

 

Malgré toutes les précautions mises en place, éviter les problèmes dans un déplacement professionnel est difficile. Toutefois, il est possible de faire son maximum afin que l'employeur puisse assumer son devoir de responsabilité et protéger ses collaborateurs, quels que soient les lieux, la fréquence et la durée des déplacements. Pour y parvenir, trois mots clés : anticipation, optimisation et organisation.

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