La puissance de la visibilité en temps réel

Comment une visibilité, une analyse des données et une création de rapports amélioréesse traduisent par une optimisation de vos frais professionnels ?

Aussi surprenant que cela puisse paraître, la grande majorité des entreprises prennent des décisions concernant leurs budgets de frais professionnels sans disposer d'une vue complète de leurs données. Et, bien que l'automatisation apporte une aide précieuse en la matière, elle ne constitue pas une solution globale. Les entreprises ne profitent pas pleinement des économies potentielles qu'elles pourraient réaliser en ce qui concerne leurs frais de déplacement et de représentation en raison de systèmes obsolètes qui freinent la mise en place d'une stratégie de gestion des frais opportune et proactive.

En février 2014, Forrester Consulting a évalué l'état de la gestion des frais de déplacement et de représentant dans le cadre d'une étude réalisée pour Concur. Dans cette étude réalisée auprès de 348 décisionnaires finaux, Forrester a constaté que les frais de déplacement et de représentation sont le second poste le plus difficile à maîtriser pour les sociétés. La plupart des entreprises attendent que leurs employés saisissent manuellement les données relatives à leurs déplacements et représentations une fois les dépenses réalisées, de sorte que le processus de création de rapports concernant ces déplacements et représentations se concentre sur une conformité et une budgétisation rétrospectives. L'analyse des tendances en matière de déplacements et de représentations et l'optimisation des coûts potentiels, quand elles sont mises en oeuvre, le sont principalement via des feuilles de calcul.

 « L’étude Forrester montre qu’il y a, aujourd’hui encore, un nombre élevé d'entreprises qui continue de saisir manuellement les données avec une visibilité limitée sur les comportements et les dépenses des voyageurs d’affaires ; elles sont de ce fait mises en difficulté lorsqu’il s'agit de gagner en agilité et en compétitivité », déclare Pierre-Emanuel Tetaz, vice-président de Concur. « Notre mission est de développer une solution automatisée et mobile avant tout, permettant aux employés de saisir leurs dépenses en temps réel mais aussi aux entreprises de mieux répondre à ce besoin de contrôle du deuxième poste de dépense dans leur budget et qui reste le plus difficile à maîtriser ».