Dernière mise à jour : March 1st, 2018
La présente politique de confidentialité présente l'approche mise en œuvre par Concur Technologies, Inc. et ses sociétés affiliées dans le cadre de la collecte, l'utilisation, le stockage et le traitement des informations vous concernant, ainsi que les choix dont vous disposez lorsque vous utilisez des applications de gestion Concur telles que Concur Travel, Expense ou Invoice (les « Services Concur ») auxquelles s'est abonnée votre société, institution ou autre entité prestataire (la « Société »). La présente politique de confidentialité ne couvre pas l'utilisation par Concur de données autres que celles liées aux Services Concur. Veuillez consulter la Politique de confidentialité de Concur disponible à l'adresse https://www.concur.fr/politique-confidentialite pour en savoir plus sur les informations collectées aux fins des activités de vente et de marketing de Concur ainsi que sur ses sites Web institutionnels et de marketing accessibles au public.
Votre Société peut s'être abonnée aux Services Concur soit directement auprès de Concur, soit indirectement par le biais d'un revendeur autorisé des Services Concur. La présente politique de confidentialité ne modifie en rien les conditions d'un accord commercial conclu avec votre Société ou entre votre Société et un revendeur, selon le cas. Elle vise simplement à vous fournir des informations supplémentaires concernant les Services Concur. Votre Société est réputée être un responsable du traitement au sens des lois applicables en matière de protection des données, et le traitement desdites données par Concur dans le cadre des Services Concur s'effectue sous la supervision de votre Société, directement ou indirectement, selon le cas. Pour toute question relative à l'utilisation des données vous concernant dans le cadre des Services Concur, adressez-vous à votre Société.
Le terme « Données à caractère personnel » désigne toute information vous concernant saisie par ou au nom de votre Société ou ses utilisateurs autorisés des Services Concur ou obtenue via leur utilisation desdits Services Concur. Sont comprises également les données à caractère personnel fournies à ou obtenues par ou au nom de Concur en vue de fournir des services de support pour les Services Concur. Certaines données de votre Société liées aux Services Concur ne sont pas des Données à caractère personnel. Les Données à caractère personnel dans les Services Concur concernent généralement les catégories suivantes de données :
Les catégories d'informations vous concernant collectées ou obtenues dans le cadre des Services Concur dépendent, en partie, des Services Concur auxquels votre Société s'est abonnée ainsi que de leur configuration pour celle-ci.
Vous fournissez vos Données à caractère personnel directement lorsque vous les saisissez dans les Services Concur. Dans certains cas, un autre utilisateur, par exemple un gestionnaire de compte, peut créer un compte en votre nom ou fournir des Données à caractère personnel dans le cadre de votre utilisation des Services Concur selon les instructions de votre Société, ou avec son autorisation.
Les Services Concur peuvent également obtenir des Données à caractère personnel auprès d'autres sources, telles que des systèmes back-office financiers ou de ressources humaines, ou des agents et agences de voyage travaillant avec votre Société. Les Services Concur sont également reliés à des partenaires et fournisseurs tiers tels que des compagnies aériennes, des chaînes hôtelières, des chaînes de restaurants ou encore des services de covoiturage. Ainsi, certaines de vos Données à caractère personnel peuvent être transférées aux Services Concur depuis ces services connectés. De telles connexions sont généralement contrôlées par votre Société. Mais, comme décrit ci-après, vous pouvez connecter les Services Concur avec certains autres services Concur ou tiers de votre choix, activant ainsi leur utilisation en tant que sources supplémentaires de Données à caractère personnel.
Lorsque vous utilisez les Services Concur, certaines informations telles que l'adresse IP, les informations sur l'appareil ou de navigateur, les journaux ou encore le parcours de navigation, sont automatiquement collectées afin de résoudre les problèmes techniques et de comprendre votre utilisation des Services Concur. Concur peut recourir à certaines technologies de suivi telles que les cookies, les balises Web ou des outils d'analyse tiers pour obtenir de telles informations.
Concur utilisera les Données à caractère personnel comprises dans le périmètre des Services Concur de manière à :
Si votre Société s'est abonnée à certains Services Concur lui permettant d'identifier et de confirmer la localisation de tout ou partie de ses utilisateurs et de communiquer avec eux lors d'événements tels que des catastrophes naturelles, des attaques ou tout autre événement à risque, lesdits Services Concur utilisent le lieu indiqué par votre profil et vos itinéraires de voyage sur les Services Concur ou le lieu d'arrivée que vous fournissez directement grâce à votre appareil mobile. En outre, ils peuvent tenter de déterminer votre position à partir des justificatifs électroniques ou des services de fournisseurs ou partenaires que vous avez connectés aux Services Concur.
Certaines parties des Services Concur vous offrent la possibilité de choisir les informations collectées ainsi que les tierces parties auxquelles vous souhaitez les communiquer. En outre, vous pouvez décider de leur utilisation. Des choix vous sont proposés à mesure que vous utilisez les Services Concur. Par exemple, vous pouvez choisir d'activer les justificatifs électroniques, de vous inscrire à My Travel Network ou encore de vous connecter à des services partenaires que vous utilisez déjà dans l'App Center. Vous pouvez activer lesdites fonctionnalités dans les paramètres de votre profil des Services Concur ou via l'App Center de Concur. Vous obtiendrez de plus amples informations concernant les Données à caractère personnel utilisées et échangées au moyen de ces outils lorsque vous serez invité à les connecter.
Les applications mobiles Concur offrent également certains choix concernant le lieu. Si votre Société s'y est abonnée, les fonctionnalités des applications mobiles Concur telles que Drive ou ExpenseIt peuvent déterminer votre position au moyen des services de localisation de votre appareil mobile, que vous pouvez activer ou désactiver directement dans l'application, de la même manière que vous pouvez configurer les paramètres de confidentialité au niveau de l'appareil mobile.
Vous avez également le choix quant à certaines des technologies utilisées pour suivre votre utilisation des Services Concur, notamment les cookies ou Google Analytics. Vous pouvez refuser les cookies en sélectionnant les paramètres appropriés dans votre navigateur ou via tout autre mécanisme à disposition. Veuillez noter que les paramètres sont limités au navigateur spécifique installé sur un appareil donné. Par conséquent, si vous utilisez les Services Concur avec différents navigateurs ou différents appareils, notamment un appareil mobile, vous devrez peut-être désactiver les cookies dans les différents navigateurs des appareils concernés. Les cookies ne peuvent pas toujours être désactivés dans les applications mobiles Concur. Si vous désactivez les cookies, vous ne serez peut-être pas en mesure d'utiliser l'ensemble des fonctionnalités du site correspondant. Google Analytics peut être utilisé pour compiler des rapports sur l'activité du site, afin de permettre à Concur d'améliorer la convivialité et les fonctionnalités de ses Services. De plus amples informations concernant l'utilisation des données collectées par Google sont disponibles à l'adresse https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=fr. Google propose un Module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics, disponible à l'adresse suivante : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr.
Vous pouvez également choisir de connecter les Services Concur à d'autres produits Concur auxquels vous vous êtes abonné séparément. Des applications Concur telles que TripIt ou Hipmunk sont disponibles sous forme d'applications autonomes, et, si vous vous êtes abonné à une ou plusieurs de ces offres et avez configuré un compte personnel, vous êtes alors en mesure de connecter ces services personnels à votre compte utilisateur de Services Concur.
ÉCHANGE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Concur peut être amené à échanger des Données à caractère personnel avec ses sociétés affiliées et leurs agents ainsi qu'avec les fournisseurs de services intégrés mondiaux qui contribuent à la mise à disposition des Services Concur dans la mesure nécessaire pour fournir lesdits Services Concur.
Les Données à caractère personnel qui vous concernent dans les Services Concur sont mises à la disposition de votre Société et de tout autre utilisateur ou toute autre personne ou tierce partie auquel ou à laquelle votre Société décide d'en fournir l'accès. Votre Société peut demander à Concur de mettre à disposition certaines informations, notamment des Données à caractère personnel, à des tiers par le biais des API Concur. Dans la mesure où le contrat applicable aux Services Concur le permet, Concur peut également être amené à communiquer des Données à caractère personnel à des tierces parties d'affaires, fournisseurs de services et autres agents ou sous-traitants tiers autorisés dans le but de fournir les Services Concur (traitement des transactions, hébergement de sites Web, support client ou technique ou analyses).
Concur ne vend ni ne loue vos Données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing, à moins d'avoir reçu votre autorisation préalable à cet effet. Pour en savoir plus sur l'utilisation de vos Données à caractère personnel à des fins de marketing, veuillez consulter la Politique de confidentialité de Concur à l'adresse https://www.concur.fr/politique-confidentialite.
Comme précisé ci-avant, vous pouvez choisir de connecter les Services Concur à certains sites ou services tiers et autoriser l'accès, par exemple via l'App Center de Concur, mais aussi vous inscrire à My Travel Network ou encore vous connecter à des applications personnelles telles que TripIt ou Hipmunk. Lorsque vous êtes connecté à TripIt, vos itinéraires de voyage sont automatiquement synchronisés entre vos comptes. Ladite synchronisation inclut les déplacements personnels enregistrés dans TripIt. Toutefois, vous pouvez les exclure. Lorsque vous êtes connecté à Hipmunk, Concur et votre Société échangent des informations de base concernant les déplacements que vous réservez ainsi que vos informations de profil et de paiement, pour que vous puissiez bénéficier de tarifs préférentiels et d'avantages dans le cadre de vos déplacements professionnels, le cas échéant.
Concur peut être amené à communiquer des Données à caractère personnel afin d'enquêter, d'empêcher ou de prendre des mesures contre des activités illégales, des fraudes présumées, des situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité physique d'une personne, des violations de contrats, afin de répondre à des ordres ou des procédures juridiques ou pour satisfaire des exigences légales, dans la mesure où le contrat applicable aux Services Concur le permet.
Concur exploite les Services Concur depuis des centres de données répartis dans le monde entier, notamment aux États-Unis. L'utilisation des Services Concur peut ainsi entraîner le transfert, l'utilisation, le traitement ou le stockage de Données à caractère personnel aux États-Unis ou dans tout autre pays dans lequel Concur exerce ses activités ou gère des installations ou des centres de services, y compris les juridictions qui peuvent ne pas disposer de lois sur la confidentialité des données offrant une protection équivalente à celle prévue dans votre pays d'origine. Concur prend des mesures afin de garantir que les Données à caractère personnel sont traitées conformément aux dispositions de ses contrats, notamment les contrats de traitement des données et les contrats de traitement des données inter-sociétés conclus avec les sociétés affiliées, et au droit applicable, où que se trouvent lesdites données.
Concur respecte les lois en matière de protection des données en vigueur au sein de l'Espace économique européen, qui, si elles s'appliquent à vous, vous octroient les droits suivants :
Pour toute question ou si vous souhaitez exercer l'un des droits susmentionnés, contactez votre Société.
SÉCURITÉ ET CONSERVATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Concur utilise des technologies et des mesures organisationnelles de sécurité standard adéquates pour protéger vos Données à caractère personnel contre toute divulgation non autorisée, et conserve lesdites Données à caractère personnel dans des bases de données actives pour des durées qui varient en fonction des Services Concur concernés, du type de données, du droit applicable et des instructions du responsable du traitement.
Si Concur vient à modifier la présente politique de confidentialité, Concur publiera lesdites modifications et remplacera la date de dernière mise à jour ci-dessus. Concur peut effectuer de telles modifications à tout moment, sans préavis. Pour toute question concernant la présente politique de confidentialité, contactez d'abord votre Société. Si votre demande reste sans réponse, contactez le coordinateur de la protection de la vie privée de Concur à l'adresse privacy-request@concur.com ou adressez-vous à l'autorité de protection des données locale.