Les avantages de la dématérialisation de notes de frais

Imaginez un monde sans papier.

Un monde où toute l'information est centralisée, partagée, stockée en toute sécurité et accessible à tous en quelques secondes.

Un monde où une note de frais est remboursée seulement quelques jours après avoir été soumise. 

Un monde où les dossiers papier ne s'entassent plus sur les bureaux des comptables débordés, et où le DAF a une visibilité complète sur les dépenses à venir pour mieux piloter sa trésorerie. 

Ça fait rêver, non ? 

Dématérialisation des notes de frais et enjeux TVA/URSSAF

Découvrez les bénéfices à la digitalisation à valeur probante des notes de frais

 

Et pourtant, ce rêve est désormais à portée de main. Depuis l'arrêté du 23 mai 2019, « fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L.243-16 du code de la Sécurité Sociale », toutes les entreprises peuvent désormais dématérialiser la gestion de leurs notes de frais. 

Et les avantages sont nombreux.

Pour le salarié : un gain de temps et de productivité

Lorsqu'un collaborateur part en déplacement professionnel, la gestion des notes de frais peut être un défi compliqué à surmonter. En particulier si les processus internes reposent encore largement sur des approbations par email et des formulaires papier à imprimer.

Dématérialiser les notes de frais représente un gain de temps dans la création même des lignes de dépenses. Un reçu, une application dédiée sur un smartphone et trente secondes plus tard, c'est fait ! Parce que tout se fait en direct, les salariés peuvent réaliser leurs notes de frais en situation de mobilité : dans le train, à la sortie du restaurant ou en réglant une chambre d'hôtel par exemple.

C'est aussi un gain de productivité, car, si les salariés français consacrent 27 minutes en moyenne à la gestion de chacune de leurs notes de frais selon le sondage OpinionWay pour Concur, plus d’un sur cinq (21%) y passant même plus de 30 minutes. Multiplié par le nombre de déplacements et le nombre de salariés sur une année, le changement est conséquent.

Enfin, c'est aussi un confort personnel appréciable. Avec les dépenses professionnelles, les salariés financent sur leur trésorerie personnelle les dépenses imputées à leur entreprise. Et les délais de remboursement peuvent être très longs. Jusqu'à plusieurs semaines dans le pire des cas. Avec la dématérialisation, tout va plus vite, car l'information est plus liquide. Terminé les notes de frais oubliées, perdues ou en attente. Le pipeline est toujours à jour et les délais de paiement sont considérablement raccourcis.

Pour les managers

Pris dans le quotidien, les managers ne placent pas toujours la validation des notes de frais en tant que priorité absolue. Surtout lorsque celles-ci arrivent dans un dossier papier qui traîne sur un bureau. Une fois dématérialisée, les notes de frais de leurs collaborateurs sont automatiquement soumises pour validation. Depuis son smartphone, un manager peut alors les approuver, les vérifier ou demander une explication. Là aussi, ce qui pouvait prendre des heures se fait en quelques secondes.

Ce changement de paradigme permet une meilleure fluidité dans la circulation des informations. La validation et le contrôle sont facilités pour une plus grande traçabilité, ce qui représente aussi une source d'économie pour l'entreprise. Au final, la dématérialisation facilite le pilotage des dépenses, la gestion des budgets et simplifie les circuits de validation. Personne ne s'en plaindra !

Pour la direction administrative et financière

Le DAF doit se battre sur plusieurs fronts lorsqu'il s'agit de la gestion des notes de frais. Il veut une garantie de conformité aux règles fiscales et administratives en vigueur, tout en limitant les risques de fraude et avec une plus grande visibilité financière pour mieux gérer sa trésorerie. Hélas, ce sont bien souvent des voeux pieux, tant que l'information n'est pas digitalisée.

Une fois dématérialisée, tout est plus simple. Le service comptable traite les demandes entrantes électroniquement, les données sont vérifiées puis validées et archivées en quelques clics. Grâce à un tableau de bord global, il est facile de voir quelles sont les notes de frais en cours de création, en attente de validation et en cours de paiement.

Sans compter que la dématérialisation facilite aussi l'archivage et le stockage des reçus, factures et notes de frais. Plus besoin de pièce physique, tout se fait dans le cloud pour une sécurité améliorée.

 

Depuis vingt ans, les entreprises dématérialisent leurs processus internes. Les mémos papier sont devenus des messages instantanés, les coups de téléphone des vidéoconférences et les courriers papier des emails. Toutefois, les notes de frais résistent encore et toujours à ce changement, en raison de technologies en cours de maturation et surtout des freins législatifs importants. Deux barrières qui viennent de sauter pour enfin faire de la gestion des notes de frais un levier d'optimisation pour votre business.

 

Pour en savoir plus, consultez notre artcile sur les attentes des Français dans le numérique pour lutter contre la fraude ou de revoir notre Webinar sur les enjeux de la dématérialisation des notes de frais

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