Comment établir ma politique voyage ?

Est-ce possible de travailler dans une organisation sans règlement intérieur, ou de conduire sans code de la route ? Clairement, la réponse est non. Pour les déplacements professionnels, c'est la même chose. Il est nécessaire de disposer d'un ensemble de règles et de directives qui encadre la manière dont les collaborateurs voyagent. Toutefois, établir une politique de voyage ne s'improvise pas. Pour vous aider à la créer ou à la mettre à jour, repassons ensemble sur les fondamentaux et les impératifs à garder en mémoire.

Qu'est-ce qu'une politique de voyage ?

Il s'agit d'un document qui régule les déplacements professionnels en encadrant les budgets, les modes de transport, les types d'hébergement et les processus de validations internes. Une politique de voyage permet de structurer et d'encadrer les dépenses, et d'apporter un ensemble de règles communes à respecter. En effet, le budget des déplacements professionnels représente généralement le deuxième poste de dépense dans une entreprise. Savoir le contrôler est un impératif pour éviter tout risque de dérapage. Sans compter qu'en cas de contrôle de l'URSSAF, la conformité des notes de frais est auscultée avec soin. La politique de voyage agit donc comme un garde-fou pour éviter les dépassements et les dépenses inappropriées. Elle explicite également les règles de validation et les procédures internes liées à un achat.

Quels sont les prérequis à la constitution d'une politique de voyage ?

Travailler sur une politique de voyage nécessite d'être bien organisé, car c'est un texte qui doit identifier de manière exhaustive les différents scénarios liés aux frais professionnels. La première chose à faire est de définir clairement son objectif. Communication interne, réduction du risque de fraude, conformité légale, maîtrise des dépenses, analyse budgétaire… votre politique doit traduire vos préoccupations stratégiques.

Il est ensuite nécessaire de la construire en collaboration avec les grands voyageurs et les managers. En effet, les premiers sont les plus grands consommateurs de dépenses professionnelles et peuvent partager leurs conseils et idées en tant qu'utilisateurs, alors que les seconds sont impliqués dans la validation et le suivi des dépenses.

Une politique de voyage doit traiter la plupart des cas problématiques. En effet, on consulte rarement la loi quand tout va bien. En entreprise, c'est donc en cas de problèmes que la politique en place doit clarifier la situation. Que faire en cas de perte de reçu ou de facture ? Comment faire si un manager est absent pour valider une dépense ? Est-ce possible de demander une avance pour ne pas grever la trésorerie personnelle des collaborateurs ? Est-ce que les règles qui s'appliquent en France sont les mêmes pour les déplacements internationaux ? Sous quels délais et à quelle fréquence faut-il soumettre ses notes de frais ? Sous combien de temps sont-elles remboursées et par quel moyen ?

Ces questions, et bien d'autres, ne sont que quelques exemples de situations quotidiennes où la politique interne est utile pour trancher les conflits et arbitrer, le cas échéant.

Comment faire connaître sa politique de voyage interne ?

Disposer d'une politique de voyage est une bonne chose. Mais s'assurer qu'elle soit connue en est une autre. Pour qu'elle ne soit pas qu'un simple PDF dans un serveur local, votre politique doit être systématiquement présentée aux nouveaux arrivants dans votre entreprise. C'est une étape importante du processus d'intégration, même si le collaborateur n'a pas, à priori, d'importants déplacements au quotidien. Pour les salariés en place, des formations et des sessions de présentation permettent de diffuser l'information en interne. La politique doit également être facilement accessible sur vos plateformes numériques et être cherchable par mots-clés en cas de besoin spécifique. Enfin, chaque mise à jour doit aussi faire l'objet d'une communication afin de s'assurer qu'elle soit bien comprise et intégrée.

La politique de voyage : une bonne base pour digitaliser la gestion de vos notes de frais

Parce qu'elle clarifie les processus de validation de la demande d'achat jusqu'au remboursement, le politique de voyage donne une vision holistique du fonctionnement des déplacements professionnels en interne. Vous savez qui fait quoi, à quelle étape et à quel moment.

C'est un gain de temps précieux pour la digitalisation de vos processus. Grâce à un outil dédié, vos collaborateurs pourront ainsi créer leurs notes de frais depuis n'importe quel smartphone en quelques secondes. Vos règles internes déjà élaborées pourront ainsi servir pour en faciliter et accélérer le déploiement. Une bonne pratique indispensable pour faire des notes de frais un avantage concurrentiel conséquent.

 

Établir une politique de voyage peut se faire au fur et à mesure du développement et de la croissance de l'entreprise. Les besoins seront très différents entre la TPE, où le bon sens prévaut, et le grand groupe, où la procédure doit être très claire. Dans tous les cas, la pertinence de la politique de voyage compte au moins autant que son évolutivité et son adaptabilité aux nouveaux outils technologiques collaboratifs.

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