URSSAF et dématérialisation de notes de frais : tout savoir sur la loi

Depuis l'émergence des nouvelles technologies au tournant des années 2000, l'administration et les pouvoirs publics français ont progressivement dématérialisé leurs processus pour accompagner les particuliers et les entreprises de manière plus efficace. En matière de gestion des notes de frais, deux grandes dates sont à garder en mémoire : mars 2017 et mai 2019.

Dématérialisation des notes de frais et enjeux TVA/URSSAF

Découvrez les bénéfices à la digitalisation à valeur probante des notes de frais

Pour la première, c'est l’administration fiscale qui a accepté les justificatifs dématérialisés.

Pour la seconde, c'est l’URSSAF qui a permis aux entreprises de pouvoir, enfin, se passer des reçus papier dans la gestion des frais professionnels. 

C'est donc un changement bienvenu pour travailler de manière plus efficace, et faire en sorte que les notes de frais ne soient plus une contrainte, mais bien un accélérateur de business. Pour en savoir plus, retour sur les éléments importants de la loi.

Deux administrations pour deux cadres différents

Si l'URSSAF est souvent l'organisation de référence lorsqu'on parle des notes de frais, il ne faut pas sous-estimer l'importance de l'administration fiscale.

L'arrêté du 22 mars 2017 et celui du 23 mai 2019 viennent donner aux entreprises la possibilité de fonctionner plus efficacement. Désormais, les factures émises au format papier peuvent se conserver au format numérique. Et pour les notes de frais, les reçus et justificatifs des salariés peuvent être totalement dématérialisés. 

Cette digitalisation est une étape clé, car tous les flux financiers de l'entreprise peuvent désormais être numériques.

Que dit l'URSSAF pour la dématérialisation des notes de frais ?

C'est une loi qui modifie en profondeur la gestion des frais professionnels. Retour sur les éléments clés.

Plus besoin de papier

Vos salariés peuvent désormais numériser leurs justificatifs de notes de frais. Une fois que les documents papier sont transformés en fichier informatique dans les règles de l'art, vous n'avez plus besoin de garder les reçus. C'est un gain de temps pour le traitement des dépenses, mais aussi un gain de place physique dans les locaux professionnels.

Date d'application de la loi

L'arrêté du 23 mai 2019 précise que la loi est entrée en vigueur au 1er juillet 2019 sans effet rétroactif. Concrètement, vos reçus datant d'avant le 1er juillet devront être conservés en format papier comme avant, car en cas de contrôle, l'URSSAF pourrait vous les demander. À partir du 1er juillet, vous avez le choix : continuer comme avant, avec du papier, ou moderniser votre stratégie pour gagner du temps et digitaliser vos notes de frais.

Quelles sont les règles à respecter pour numériser un reçu de note de frais ?

Il y en a trois principales :

  • Une reproduction à l'identique : la copie doit être conforme à l'original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d'information.
  • Un format unique : tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
  • Un système de sécurité, de conformité ou d'horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

Respecter ces règles permet d'établir une numérisation à valeur probante. Cela signifie que le contenu du fichier informatique est strictement identique au document papier, avec la même valeur aux yeux de la loi.

Que se passe-t-il en cas de problème avec la numérisation ?

Si vos fichiers n'ont pas la valeur probante requise par la loi, l'URSSAF vous demandera de fournir le document en version papier. Si vous ne l'avez pas, vous êtes alors en infraction et les dépenses peuvent être requalifiées en avantage en nature et donc, soumises aux cotisations sociales. L'URSSAF peut même aller pour loin, en cas de suspicions de fraude susceptibles de mener à un redressement.

Combien de temps conserver les reçus numériques ?

La loi prévoit une durée de conservation de 6 ans à compter de la date à laquelle les justificatifs ont été établis ou reçus. En cas de dématérialisation, il est donc possible de stocker des fichiers sur des serveurs sécurisés, en local, dans le cloud, ou dans un système de coffre-fort numérique, selon l'appétence digitale de votre organisation.

 

Avec la dématérialisation des notes de frais, l'URSSAF libère les entreprises de contraintes qui étaient devenues obsolètes. Toutefois, pour rester dans le cadre de la loi, il est important de choisir la bonne plateforme pour gérer ses frais professionnels. Car, c'est votre responsabilité qui sera alors engagée pour choisir et utiliser des outils permettant de valider la valeur probante de la numérisation.

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