Contrôle des coûts de l’entreprise
TVA sur les frais de transport : comment ça fonctionne ?
À chaque déplacement, les transports constituent une part importante des frais professionnels. Avion, train, voiture, mais également péage, stationnement, assurance, voir contraventions dans certains cas… la rubrique « transport » s'ajuste selon les entreprises.
Pour limiter les coûts, et l'impact sur la trésorerie, il est donc légitime - et recommandé - de récupérer la TVA sur les frais de transport. Ne pas le faire, c'est se priver d'une source indirecte de revenu. Mais pour le faire, encore faut-il savoir comment s'y prendre, car en matière de transport, les règles sont complexes.
La règle de base : la non-déductibilité de la TVA
Commençons par le principe général : la plupart des frais de déplacement ne sont pas soumis à la TVA, et sont donc, logiquement, non déductibles. C'est le cas des dépenses liées au transport en avion, en bateau et en train, par exemple, mais aussi pour les locations de voiture de tourisme (toutefois, une exception s'applique pour la location des utilitaires consacrés au transport de marchandises). En parallèle, il est important de noter que, contrairement à ces frais de transport, la TVA sur les frais d’hôtel présente une opportunité de récupération sous certaines conditions. Cette possibilité offre une avenue pour réduire les coûts liés aux déplacements professionnels. Pour naviguer dans cette complexité, la consultation d’un expert comptable peut s’avérer précieuse pour les entrepreneurs et dirigeants cherchant à optimiser les prestations de ces déplacements.
Dans la catégorie des dépenses à la TVA non déductible, on peut y adjoindre le remboursement des indemnités kilométriques lorsqu'un collaborateur utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles.
Enfin, les autres modes de déplacements de personnes, tels que le métro, le tramway, le RER, les bus ainsi que les taxis, ne sont pas éligibles à la récupération de la TVA.
La seule exception qui s'applique ici serait dans le cas où les frais de transport payés par des fournisseurs ou des prestataires tiers seraient re-facturés à l’entreprise, en plus de la mission principale pour laquelle ils sont rémunérés. Ce montant global comprenant la TVA et provenant d'un tiers peut alors être éligible à la récupération.
Les dépenses liées au transport à la TVA déductible
La TVA de certaines dépenses liées aux déplacements professionnels des salariés dans un cadre professionnel peut être récupérée. C'est, par exemple, le cas des dépenses de stationnement (parking souterrain ou système d'horodateurs) ou des péages autoroutiers ainsi que d’autres frais de déplacement spécifiques. La gestion de la TVA sur les frais de déplacement exige une attention particulière aux règles applicables, et ce, quel que soit le type de véhicule utilisé.
À noter que ces règles s'appliquent en France, mais en cas de déplacement à l'étranger, c'est la réglementation locale qui fait foi. Par conséquent, ce qui n'est pas déductible en France pourrait l'être dans un autre pays.
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WebinarLe cas complexe de la TVA sur le carburant
Dernier poste d'importance - en particulier pour les trajets longs et fréquents, comme c'est souvent le cas pour les commerciaux itinérants : le carburant.
Il faut ici faire la distinction entre les véhicules utilitaires et les véhicules de tourisme :
- Un véhicule de tourisme est destiné à transporter des personnes et la mention « VP » (pour véhicule particulier) est présente sur la carte grise.
- Un véhicule utilitaire est destiné à transporter des marchandises et/ou du matériel. C'est le cas des utilitaires, camions et camionnettes pour lesquels on retrouve la mention « VU » sur la carte grise. Cette catégorisation est cruciale pour l’exigibilité de la TVA et son imposition selon la prestation de transport effectuée.
Deuxième distinction : le type de carburant.
En effet, la TVA n'est pas déductible de la manière selon ce que vous mettez dans votre réservoir.
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Pour le gasoil :
100% de la TVA peut être récupérée pour un véhicule utilitaire et 80% pour un véhicule de tourisme. Cette différence souligne l’exclusion spécifique liée à l’usage du véhicule dans l’activité professionnelle.
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Pour le GPL, le propane liquéfié, le butane liquéfié ou le GVN (gaz naturel comprimé) :
100% de la TVA est récupérable, quel que soit le type de véhicule. Toutefois, lorsque le GPL est à l’état gazeux, la TVA n’est récupérable qu’à 50% pour les véhicules de tourisme (contre 100% pour les véhicules destinés au transport de marchandises ), une nuance importante pour le prestataire de transport.
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Pour l'essence :
Pendant longtemps, la TVA n'était pas récupérable sur ce carburant, et ce, quel que soit le type de véhicule. Toutefois, cette situation a récemment changé : l'article 31 de la loi n° 2016-1917 du 29 décembre 2016 de finances pour 2017 aligne progressivement le droit à déduction de la TVA grevant les essences sur celui applicable aux gazoles. Concrètement, en 2019, il vous est possible de récupérer 40% de la TVA payée sur les dépenses d'essence pour vos véhicules de location ou de fonction utilisée par vos salariés. Ce taux passera ensuite à 60% en 2020 puis 80% en 2021, affectant directement la déclaration CA3 des entreprises.
À noter, enfin, que le carburant est compris dans le barème kilométrique pour les salariés utilisant leur véhicule personnel. Ces derniers n'ont donc pas à vous fournir un ticket pour le carburant utilisé dans le cadre de leur mission, une simplification notable pour la gestion des ports de charges liées au transport.
La complexité de la TVA est parfois décourageante pour les entreprises qui n'ont pas toujours les moyens et les ressources adaptés. C'est pourquoi un outil professionnel de gestion des notes de frais à tendance à simplifier le problème. Toutes ces règles sont automatiquement intégrées - et sont mises à jour en cas d'évolution législative - et la TVA récupérable est alors calculée automatiquement. De quoi simplifier la vie de vos collaborateurs et de votre service comptable et de soutenir l’efficacité opérationnelle de l’entrepreneur ou l’expert en charge des prestations comptables.
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