Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?

Numériser un document papier ne semble pas très compliqué en apparence. Il existe de nombreuses applications mobiles gratuites capables de le faire depuis n'importe quel smartphone.

Or, quand on parle d'archivage à valeur probante, il convient d'être très vigilant sur la technologie utilisée. En effet, si la numérisation des documents administratifs, commerciaux et financiers, comme, par exemple, les reçus des notes de frais, est un vrai gain de temps, de place et d'efficacité, alors faut-il encore que cela se fasse dans les règles de l'art. Et en l'occurrence, c'est la loi qui détermine le cadre juridique permettant de déterminer la valeur probante d'un document. 

C'est encore un peu flou pour vous ? Reprenons depuis le début.

Archivage à valeur probante : retour aux fondamentaux

L’archivage à valeur probante est un terme qui désigne l’ensemble des mesures technologiques et organisationnelles permettant d'enregistrer, de stocker et d'archiver les documents électroniques. Le but est d'en assurer une bonne conservation, de les documenter avec des métadonnées qui faciliteront les recherches et de s'assurer de l'inaltérabilité des fichiers. En clair, la valeur probante consiste à donner à un fichier numérique la même valeur légale qu'à un document papier original.

Avec l'émergence des nouvelles technologies depuis une vingtaine d'années, les entreprises se sont massivement converties à la digitalisation de leurs processus internes et de leurs flux de communication. Résultat : la masse des données et de documents numériques augmente chaque année. Or, qui dit fichier informatique dit aussi risque de modification, de vol et de piratage. Comment savoir si un PDF est bien un fichier original ? Comment s'assurer qu'il n'a jamais été retouché, modifié ou édité ? Quelles sont les grandes étapes de la vie du document, de sa création à son archivage ?

Ce sont autant de questions qui trouvent des réponses grâce à l'archivage à valeur probante. Il faut donc le voir comme un système sécurisé, de suivi et de traçabilité qui permet de garantir que le fichier numérisé est bien le bon. Cela fonctionne aussi avec des documents papier que l'on aurait numérisés. C'est, par exemple, le cas pour les justificatifs des notes de frais, qui peuvent désormais être totalement dématérialisés.

Quels sont les avantages de l'archivage à valeur probante ?

L’archivage à valeur probante s’inscrit dans la transformation digitale des organisations. C'est une étape qui vient ajouter un niveau de conformité et de qualité à la manière dont les informations importantes sont créées, partagées et stockées. Et les avantages sont nombreux :

  • Meilleure conservation dans le temps : pas besoin de stocker des documents papier pendant 6 ou 10 ans. Tout peut se faire dans un serveur local ou dans le cloud. Les fichiers ne peuvent ni se perdre ni s'abîmer.
  • Facilitation des analyses et tableaux de bord : tous les fichiers disposent des métadonnées facilitant leur recoupage. On peut facilement faire des analyses historiques sur plusieurs semestres ou années intégrant les données des fichiers archivés. 
  • Préservation de la valeur légale : avec la valeur probante, le document électronique est identique au document papier aux yeux de la loi. La pérennité de l'information est préservée et, en cas de contrôle URSSAF, par exemple, les justificatifs numérisés des notes de frais sont acceptés depuis le 1er juillet 2019.
  • Simplicité d'utilisation : pour les collaborateurs, il est facile d'utiliser une application mobile professionnelle depuis un smartphone afin de numériser un reçu de note de frais. Le système détecte le document, le numérise, confirme sa valeur probante et en extrait les données pour créer automatiquement une ligne de dépense. Ce qui prenait plusieurs minutes à la main se fait par la machine en quelques secondes.

Les règles à suivre pour garantir la valeur probante d'un document numérisé

L'arrêté du 23 mai 2019 fixe les modalités de « numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l'article L. 243-16 du code de la Sécurité sociale ». Cela signifie qu'à partir du moment où les reçus sont numérisés selon la réglementation en vigueur, il n'est plus nécessaire de conserver ses justificatifs papiers. 

Les prérequis pour dématérialiser ses notes de frais :

C'est l'article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui encadre la digitalisation des frais professionnels :

  • Une reproduction à l'identique : la copie doit être conforme à l'original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d'information.
  • Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
  • Un système de sécurité, de conformité ou d'horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

 

L'archivage à valeur probante constitue un sceau de qualité pour les entreprises. Mais au-delà de la qualité intrinsèque de la numérisation, cela souligne surtout l'efficience organisationnelle de l'organisation. Car avec l'archivage à valeur probante vient surtout la bonne gestion de la transformation digitale pour travailler mieux, plus vite et plus efficacement.

Loading next article