Quel est l’impact des erreurs de vos collaborateurs sur leurs notes de frais ?

Sur une note de frais, les erreurs peuvent être multiples : un montant erroné, une TVA non déclarée ou mal déclarée, une dépense non fondée, non justifiée ou non validée, etc. Le problème, c'est que chaque erreur peut avoir des conséquences importantes pour l'entreprise. Que ce soit en termes de temps, de budget ou de conformité. Sans compter le risque toujours présent d'un contrôle de la part des services de l'URSSAF. Voyons ensemble les risques existants pour mieux gérer vos processus internes en matière de frais professionnels.

Fraude aux notes de frais

Comment y remédier et limiter les risques ?

 

Le non-remboursement de la note de frais

Si une note de frais ne respecte pas la politique interne et les règles en vigueur, elle peut ne pas être remboursée. Et les raisons sont nombreuses :

  • Justificatif absent : l'absence de justificatif devrait normalement empêcher tout remboursement, car ni l'entreprise ni le salarié ne peuvent prouver que la dépense a été effectuée. Oublier ou perdre un justificatif après une dépense peut donc avoir un impact direct et immédiat sur la trésorerie du collaborateur.
  • Justificatif non valide : tous les justificatifs ne sont pas considérés comme étant acceptables aux yeux de la loi. Ce qu'il faut, c'est un reçu de paiement ou une facture en bonne et due forme. Oubliez les tickets de carte bancaire, les devis ou les échanges d'email. 
  • Dépense non validée en interne : si un collaborateur engage une dépense sans le consentement ou l'accord de son manager ou de son directeur, celle-ci devient de facto caduque. Dans le cadre d'une dépense légitime, l'entreprise n'est pas à risque, et dans certains cas, il est possible de corriger le tir a posteriori, même si cela n'est jamais souhaité. En revanche, cela doit être l'exception et non la règle. Et si les dépenses non validées se multiplient ou proviennent toujours des mêmes personnes, c'est à l'entreprise de recadrer les choses en renforçant sa politique interne et en s'assurant qu'elle soit bien transmise et comprise.
  • Montant disproportionné : une chambre d'hôtel à 500 euros ? Un repas gastronomique ? Un vol en première classe ? Toutes les dépenses professionnelles doivent respecter certaines normes. Si le montant ne correspond pas à ce qui avait été validé ou si c'est une somme jugée déraisonnable, la note de frais pourrait simplement ne pas être remboursée.
  • Note de frais présentée en double : que ce soit de manière fortuite ou organisée dans le cadre d'une tentative de fraude, les notes présentées en double sont bien sûr interdites et ne pourront pas être remboursées deux fois. Hélas, dans les entreprises avec des traitements manuels et des ressources limitées, ce sont des situations qui peuvent arriver.

Une perte de budget

Lorsque la note de frais est assujettie à la TVA, celle-ci doit être récupérable par l'entreprise. Or, dans certains cas, c'est une technique comptable qui est oubliée ou ignorée pour diverses raisons (manque de temps, de ressources, pas les bons outils, etc.).

Le problème, c'est que sur une année, selon le nombre de voyages et de collaborateurs, la TVA non réclamée pourrait constituer un montant important. La pratique n'a ici rien d'illégale en soi, mais il serait dommage de ne pas réclamer votre dû, car cela représente une perte de budget.

Un contrôle et un redressement

Si les erreurs de vos notes de frais ne sont pas vues par vos services internes, il peut y avoir des conséquences directes en cas de contrôle de la part de l'URSSAF. En plus de devoir régulariser le paiement des cotisations associées aux notes de frais frauduleuses, vous encourez également des majorations de retard.

D'autre part, ces erreurs peuvent aussi être signalées dans le cadre d'un audit et nécessiter des corrections pour s'assurer de la conformité de vos finances par rapport au cadre réglementaire et fiscal.

Une perte de temps

C'est l'impact le plus évident, mais parfois le plus difficile à chiffrer. Car si l'erreur est repérée, elle va nécessiter de longs aller-retour entre le DAF, le manager et le salarié concerné. Concrètement, ce sont de longues discussions et demandes d'éclaircissement qui peuvent prendre de longues heures pour gérer ce genre de problème. Plus la donnée est atomisée entre différents systèmes, différents interlocuteurs et différents outils, plus elle est difficile à analyser et à contrôler. Et lorsqu'il faut corriger quelque chose, la perte sèche en matière de productivité est immense.


 

Pour limiter les impacts des erreurs de vos collaborateurs en matière de gestion de frais professionnels, il est important de se munir d'un outil dédié permettant de fluidifier vos actions. Vous pourrez ainsi dormir tranquille, car votre logiciel travaille pour vous en instaurant un cadre clair pour une conformité à toute épreuve.

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