Actualités de l’entreprise
Quel rôle joue la technologie dans la reprise du voyage d'affaires ?
Le Grand Live du voyage d'affaires est revenu sur le rôle de la technologie dans ce secteur si important, après trois années de pandémie qui ont considérablement bouleversé le marché et les habitudes des entreprises. À cette occasion, Guillaume Ridolfi, Channel Sales Director France chez SAP Concur était invité pour partager son expertise. Retour sur un débat où ont été échangés conseils, bonnes pratiques et regards d'experts.
Des attentes toujours plus élevées
Le voyage d'affaires est partie intégrante d'une chaîne de valeur complexe dans laquelle il existe de nombreux acteurs. Dans un contexte de reprise économique, de tensions géopolitiques et de forte inflation, l'optimisation des outils de réservation en ligne (ou OBT pour « Online Booking Tool ») est la priorité n°1 des travel managers britanniques en 2023 selon ITM* (l’équivalent britannique de l’AFTM). Un sujet important qui n'arrivait qu'à la cinquième place l'année précédente.
Ce sujet est clé, car il est lié à la reprise économique post-COVID. Alors que les hypothèses étaient nombreuses sur les intentions des entreprises une fois la situation normalisée, dans les faits, les voyages retrouvent des niveaux prépandémiques. La vraie différence se concentre sur les types de voyages, où l'on constate davantage de voyages locaux et des séjours plus longs. Cette rationalisation des déplacements s'inscrit en rupture avec la situation d'avant la pandémie. Désormais, les long-courriers sont moins nombreux et souvent plus condensés. Pour tous les voyageurs professionnels, la question qui se pose est de savoir comment faire autrement, notamment en raison d'une attention accrue portée aux politiques de RSE.
Comprendre et répondre aux attentes des voyageurs d’affaires devient alors primordial. Cela implique de fournir des solutions qui favorisent la productivité, offrent plus de flexibilité et garantissent la conformité aux politiques de voyage de l’entreprise, tout en intégrant les dernières innovations technologiques pour une gestion efficace de ces déplacements. Ces solutions doivent également contribuer à réaliser des économies significatives pour l’entreprise, sans compromettre la qualité ou l’efficacité des voyages.
Un marché qui se transforme
Le marché du voyage d'affaires est soumis à d'intenses pressions causées par des facteurs internes et externes. Pour les professionnels qui naviguent souvent dans un océan d'incertitudes, il est parfois difficile de s'y retrouver. Face à ces défis, bien choisir sa TMC (Travel Management Company) devient un aspect crucial pour les entreprises souhaitant optimiser la gestion de leurs déplacements professionnels. Une TMC efficace peut offrir des solutions adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Cela inclut des avantages en termes de flexibilité, d’économies et de conformité aux politiques de voyage, tout en tirant parti des dernières innovations technologiques.
Échange, modification et annulation en forte demande.
Les voyages d'affaires doivent être flexibles. L'adoption des outils OBT et SBT avec de meilleures expériences en termes de modification et annulation pour un voyageur est un incontournable. En effet, une mission peut évoluer et il faut pouvoir bouger un billet sans avoir besoin d'appeler une agence de voyages qui n'est pas forcément sur le même fuseau horaire ou qui peut être débordée et peu disponible. C'est pourquoi SAP Concur travaille avec des partenaires experts et partenaires agences pour servir positivement le besoin du client.
Dans cette optique de flexibilité et d’efficacité, encourager les collaborateurs à utiliser l’outil interne de l’entreprise pour la gestion de leurs notes de frais est essentiel. Cela simplifie le processus de remboursement, assure une meilleure conformité et contribue à une gestion des coûts plus efficace pendant les déplacements professionnels. L’intégration de ces technologies améliore non seulement la productivité mais aussi l’expérience globale de ces déplacements.
La norme NDC
La norme NDC (« New Distribution Capability ») vient complexifier le marché du voyage d'affaires. Si les grands acteurs sont prêts techniquement, il y a encore beaucoup de questions autour de la gouvernance des organisations, de la gestion des enjeux et des risques, et de l'intégration dans la politique de voyage. C'est ainsi que certaines compagnies aériennes souhaitaient imposer des frais sur les réservations non NDC, démarche qui a déjà été décalée à plusieurs reprises. Dans un écosystème qui bouge en permanence, la communication doit être transparente avec nos clients, car toute la chaîne de valeur est tiraillée par de multiples tensions qui n'encouragent pas des évolutions stables des outils de réservation et de gestion. L’aéroport, en tant que point clé de ce réseau, est également affecté par ces changements. Cela nécessite un investissement et des adaptations pour accueillir la nouvelle génération de voyageurs d’affaires et répondre à leurs attentes de façons innovantes.
L'ouverture de la concurrence dans le ferroviaire
Pour des questions de coûts, de praticité et de RSE, la demande des entreprises pour faire voyager ses équipes en train partout en Europe est en croissance. On retrouve de nouveaux GDS du rail afin de faciliter les transactions entre les fournisseurs de services et les agences de voyages (traditionnelles ou en ligne). Ainsi, un seul portail pour réserver un voyage en rail avec différents opérateurs viendrait supprimer de nombreux points de friction. Cette évolution encourage les organisations à repenser leur approche du voyage d’affaires, en considérant des alternatives comme Egencia pour une gestion optimisée et intégrée des déplacements professionnels.
SAP Concur approche cette tendance par marché et non pas par opérateur en raison de l'ouverture à la concurrence. Le but est de bénéficier d'une intégration agnostique de tous ceux qui sont capables de travailler sur un marché donné. À terme, il sera probable de voir une défragmentation de l'offre rail en Europe avec des milliers de possibilités selon les opérateurs et les marchés par pays, par zone et par région pour faciliter le transport d'affaires ferroviaire.
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Solution Voyages d’affaires durablesRSE : de l'importance d'une mobilité responsable
Toujours d’après l’étude de l’ITM, 75% des travel managers britanniques sont insatisfaits de la capacité de leur OBT sur l'affichage des émissions de carbone. Or, c'est une volonté très importante pour les entreprises. La difficulté réside dans le fonctionnement des calculateurs de CO2 : il n'y a pas de normes universelles pour calculer le bilan carbone d'un voyage. Chaque OBT a ses propres systèmes de calcul et un même voyage peut amener différents résultats. Ces calculs sont souvent incomplets, car ils ne prennent pas en compte des éléments importants comme le taux de remplissage de l'avion, le type d'avion, de moteur, de carburant (biofuel), le fait de savoir si l'avion atterrit directement ou s'il doit rester en attente dans les airs avant d'atterrir, etc.
Dans cet effort de rendre les déplacements professionnels plus responsables, une considération clé pour les entreprises est d’optimiser leurs dépenses lors d’un voyage d’affaires. Elles cherchent des moyens de réduire les coûts tout en maintenant un engagement envers la durabilité. Cette démarche inclut une grande flexibilité dans la planification et l’exécution des déplacements, ce qui peut conduire à une amélioration de la productivité des employés en voyage d’affaires.
Une stratégie essentielle dans cette démarche est de s’assurer que les collaborateurs évitent de passer des dépenses personnelles durant leur voyage. L’utilisation des dernières technologies par les compagnies permet un meilleur suivi des déplacements professionnels et une distinction plus nette entre dépenses professionnelles et personnelles.
C'est pourquoi SAP Concur s'entoure des bons partenaires pour mesurer le bilan carbone, analyser les données et mettre en place la bonne stratégie. Il faut définir les bons points de mesure pour adresser tous les enjeux des entreprises qui peuvent être très variables (bilan carbone, reporting et tableau de bord, temps passé à voyager, etc.). Ce sujet doit d'ailleurs être traité par un outil d'aide à la prise de décision pour les travel managers. Selon le déplacement, il faut se poser les bonnes questions : dois-je voyager oui ou non ? Si oui, comment ? Train, voiture, avion ? Quels impacts pour quels objectifs de voyage ?
Expérience client : un Graal difficile à atteindre
40% des travel managers britanniques ont le sentiment que leur OBT n'est pas prêt à soutenir la réalisation de leurs principaux objectifs. Un chiffre confirmé par un sondage réalisé en direct sur le plateau de la table ronde, où seules 43,5% des personnes interrogées pensent que OBT ou SBT (pour « Self Booking Tool ») ne sont pas prêts à répondre aux nouveaux enjeux du voyage d'affaires en termes de contenu (NDC), expérience utilisateur, RSE, etc.
L'expérience client et l'interface utilisateur (UX/UI) font partie des reproches récurrents pour les outils professionnels, en particulier quand on les compare aux outils du grand public. Ce décalage s'explique par les contraintes du déplacement professionnel. Le rôle de SAP Concur est de simplifier cette complexité, notamment en ce qui a trait à la conformité à la politique voyage, aux budgets, au devoir de vigilance, à la politique RSE, à la marque employeur, à la gestion des notes de frais, aux workflows d’approbation, etc.
Pour améliorer encore l’expérience des déplacements professionnels, il est crucial d’identifier et d’éviter certaines erreurs courantes durant les voyages d’affaires de ses collaborateurs. Cela inclut la non-conformité aux politiques de voyages, les dépassements de budget et le manque de préparation aux imprévus, entre autres. Assurer la productivité et encourager l’innovation dans la gestion de ces déplacements sont également des éléments clés pour éviter ces erreurs et maximiser l’efficacité des voyageurs d’affaires.
Pour créer une expérience à forte valeur ajoutée, la refonte de Concur Travel entend répondre à l’ensemble de ces besoins et définir la plateforme de voyage du futur, augmentée de notre large écosystème de partenaires Travel qui s’élargit chaque jour. Cette évolution se traduira par une interface utilisateur simple, accessible et guidée avec un contenu encore plus adapté aux besoins des employés, des fonctionnalités améliorées pour assurer la conformité aux politiques de voyages durables, et des intégrations natives avec toutes les solutions SAP au service de l’entreprise intelligente et durable.
La technologie joue donc un rôle essentiel dans la reprise du voyage d'affaires, car elle accompagne les entreprises et les travel managers dans la prise de décision. Il sera désormais plus facile que jamais de faire les bons choix selon les critères clés pour chaque organisation, afin d'appliquer des politiques de voyages responsables pour des déplacements utiles et au budget maîtrisé.
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