Frais professionnels et TVA : quelles sont les dépenses non déductibles ?

La plupart des achats dans le monde professionnel sont soumis à la TVA. C'est un impôt qui est payé par le consommateur final et qui transite par les entreprises qui jouent alors le rôle de collectrices. Connaître les subtilités de la TVA est important, car ne pas récupérer ce qui pourrait l'être revient à payer des coûts supplémentaires qui pourraient être investis ailleurs.

Fraude aux notes de frais

Comment y remédier et limiter les risques ?

 

En matière de frais professionnels et de voyages d'affaires, la gestion des TVA n'est malheureusement pas si simple à gérer. En effet, au-delà de la règle générale, il existe des dépenses qui ne sont pas soumises à la TVA et d'autres où la récupération dépend de l'usage. 

Il est également important de noter que les règles de récupération de TVA s’appliquent exclusivement aux dépenses remboursées au réel. Si vous donnez à vos collaborateurs un forfait pour leurs frais de mission, il ne sera pas possible de faire une demande de récupération, même sur les dépenses qui auraient été éligibles avec un remboursement au réel. 

Pour y voir plus clair, partons de l'exception afin de voir ce que vous ne pouvez pas récupérer en matière de TVA.

Les dépenses liées au logement

Dans le cadre de grands déplacements, que ce soit en France ou à l'étranger, l'entreprise paye ou rembourse les frais liés au logement de vos collaborateurs. Or, le code des impôts exclut de la déduction de TVA, les frais de logement des salariés et des dirigeants, quel que soit le motif. Ainsi, toutes les dépenses d'hôtel, même si elles sont dûment justifiées par un déplacement professionnel ne peuvent pas faire l’objet d’une récupération de TVA.

Cependant, il y a une exception avec la TVA sur les repas pris à l'hôtel incluant notamment les petits-déjeuners.

Le transport de personnes 

Les dépenses liées aux déplacements et aux transports de personnes ne peuvent être éligibles au droit à déduction de la TVA. Que vos équipes prennent le train, le métro, le bus, le taxi, l'avion, le bateau ou le bus, le montant à payer est net et aucune TVA ne peut être récupérée.

La seule exception réside dans le cas où vos frais de déplacement seraient pris en charge par un fournisseur et facturés dans le cadre d'un contrat de prestation. Dans ce cas, la TVA devient déductible. 

La location de voitures

Il n'est pas possible de récupérer la TVA pour une voiture de tourisme, même si celle-ci est louée pour à des fins professionnelles. En revanche, là aussi, il y a une subtilité : si vous louez un véhicule utilitaire, la TVA reste toujours récupérable. Pour rappel, un véhicule de tourisme est destiné à transporter des personnes et la mention « VP » (pour véhicule particulier) est présente sur la carte grise, alors qu'un véhicule utilitaire est destiné à transporter des marchandises et/ou du matériel. C'est le cas des utilitaires, camions et camionnettes pour lesquels on retrouve la mention « VU » sur la carte grise. Si vous pensiez équiper vos commerciaux de véhicules utilitaires pour faire la tournée de leurs clients afin de récupérer de la TVA, ce n'est donc pas une bonne idée !

Le remboursement des indemnités kilométriques

Dans la catégorie des dépenses à la TVA non déductible, on peut y ajouter le remboursement des indemnités kilométriques lorsqu'un collaborateur utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles. Ce montant est calculé selon un barème fixé par l'administration fiscale et dépend à la fois de la distance parcourue et de la puissance du véhicule.

Le carburant

La question de la TVA dépend ici du type de véhicule, mais également du type de carburant. Ce qu'il faut en retenir pour résumer les dépenses non déductibles :

  • Pour le gasoil : 20% de la TVA ne peut pas être récupérée pour un véhicule de tourisme.
  • Pour le GPL, le propane liquéfié, le butane liquéfié ou le GVN (gaz naturel comprimé) : lorsque le GPL est à l’état gazeux, la TVA n’est pas récupérable à hauteur de 50% pour les véhicules de tourisme.
  • Pour l'essence : pendant longtemps, la TVA n'était pas récupérable sur ce carburant, et ce, quel que soit le type de véhicule. Toutefois, l'article 31 de la loi n° 2016-1917 du 29 décembre 2016 a changé la situation pour un alignement progressif du droit à déduction de la TVA grevant les essences sur celui applicable aux gazoles. Concrètement, en 2020, le taux de la TVA non récupérable payée sur les dépenses d'essence pour vos véhicules de location ou de fonction utilisée par vos salariés est de 40%. Ce taux passera ensuite à 20% en 2021.

 

Pour bien gérer ces questions de déductibilité de TVA, il existe des plateformes de gestion de frais professionnels qui sont capables de faire le travail à votre place. Après chaque dépense, vos salariés prennent en photo leur reçu depuis leur smartphone via l'application de notes de frais. Celle-ci est immédiatement reconnue et analysée par le système, allant même jusqu'à identifier le montant de TVA payé et à récupérer ou non. C'est une bonne pratique pour gagner du temps en matière de digitalisation des notes de frais afin d'éviter toute erreur et optimiser vos ressources internes. 

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