Déplacements professionnels : les droits et obligations à connaître

Les responsabilités de l'employeur et du salarié ne se limitent pas aux locaux de l'entreprise. En cas de déplacements professionnels, le Code du travail s'applique et il existe des droits et obligations à connaître pour rester dans le cadre de la loi. Entre dépenses professionnelles, politique interne et temps de travail, voyons ce qu'il faut savoir pour des déplacements professionnels conformes à la réglementation.

Caractéristiques des frais de déplacement

Les frais de déplacement sont des dépenses réalisées par les salariés ou les dirigeants dans le cadre de leur activité professionnelle qui doivent être remboursées par l’employeur, si celles-ci respectent bien les règles en vigueur. À noter que les frais de déplacement sont uniquement liés aux déplacements professionnels qui ont lieu durant le temps de travail. Les trajets domicile-travail ne peuvent donc pas être intégrés dans les frais professionnels remboursables.

L'employeur doit rembourser les frais de déplacement s'ils sont justifiés et justifiables

Le droit du travail prévoit que les frais qu’un salarié justifie avoir dépensés dans le cadre de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur sa rémunération. Il existe 2 possibilités pour l’employeur de procéder au remboursement des frais professionnels :

  • Remboursement au réel : les dépenses seront payées sur la base des sommes réellement dépensées par le salarié, cette indemnisation se fera donc sur présentation de justificatifs.
  • Remboursement sous forme d’allocations forfaitaires : c'est ce qu'on appelle le remboursement « au forfait » ou « au barème ». L'employeur verse un forfait fixe selon le barème de l'URSSAF en fonction des dépenses prévues. Aucun justificatif n'est alors requis et le salarié est libre de dépenser plus ou moins selon ses envies.

Les salariés doivent se conformer à la politique interne en matière de déplacement

La politique interne est un document qui fait office de code de conduite à suivre, et qui édicte les règles et les grands principes auxquels le salarié doit se conformer pour un déplacement. Elle peut notamment inclure :

  • le processus de validation avant un départ (destination, budget, objectif du déplacement, etc.) ;
  • le choix des fournisseurs (hôtel, transport, etc.) avec l'obligation de travailler avec des entreprises préapprouvées ;
  • un plafond à ne pas dépasser pour certaines dépenses ;
  • le processus de demande de remboursement, incluant la manière de procéder, la validation, les délais de traitement, etc.

Le salarié doit suivre ces consignes avant, pendant et après son déplacement professionnel.

Le salarié doit demander ses remboursements dans un délai raisonnable

L'article L. 3245-1 du Code du travail stipule qu'un salarié dispose de 3 ans pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels afin de se les faire rembourser. Néanmoins, la jurisprudence (cass. soc. 30-06-2010 n° 08-42836) précise qu'un employeur peut fixer un délai de production des justificatifs des frais professionnels pour leur remboursement. En cas de dépassement, il ne sera pas obligé de rembourser les frais pour lesquels le salarié n’a pas respecté ce délai. Pour les entreprises, il est donc important de concevoir une politique interne qui vient structurer et encadrer les déplacements professionnels.

L'employeur doit protéger ses salariés en déplacement

Il y va du devoir de l’entreprise de savoir où se trouve son salarié, de s’assurer qu’il soit bien au courant des risques potentiels, mais surtout qu’il sache que faire si un problème survient. C'est ce qu'on appelle le « duty of care ».  En cas d'événements pouvant mettre en danger le collaborateur, un service doit être disponible en tout temps pour localiser et contacter le plus rapidement possible le collaborateur afin de le mettre en sécurité et de lui apporter toute l'assistance dont il peut avoir besoin. C'est notamment le cas lors d'un événement climatique, un accident, une attaque terroriste, une instabilité politique majeure, etc.

Ce service peut être internalisé, ou, comme c'est le cas le plus souvent, confié à une entreprise dont c'est la mission, comme un service d'assistance intégré à une assurance voyage professionnelle.

Le salarié n'est pas tenu de travailler en dehors de son temps de travail lors d'un déplacement

Le temps effectif de travail est défini par l’article L3121-1 du Code du travail comme le temps durant lequel le salarié est à la disposition de son employeur. Le temps qu'un salarié passe lors d'un déplacement professionnel pour se rendre de son lieu de travail à un autre lieu de travail constitue du temps de travail effectif, conformément à une jurisprudence constante de la Cour de cassation sur le sujet.

Par exemple, s'il part de Bordeaux à Berlin pour participer à un salon professionnel, le transport de Bordeaux à Berlin est considéré comme du temps de travail effectif qui peut être compensé par du repos supplémentaire par exemple. Une fois sur place, un salarié n’est pas tenu de répondre à son employeur en dehors de ses heures de travail (par exemple, une fois arrivé à son hôtel le soir).

Le salarié peut refuser un déplacement sous certaines conditions

La règle de base est qu'un salarié qui refuse un déplacement alors que son employeur peut le demander encourt des sanctions disciplinaires qui peuvent aller jusqu’au licenciement. Mais il existe certaines exceptions, comme :

  • des circonstances familiales exceptionnelles (un décès, un enfant malade, etc.) ;
  • l'exposition à des risques trop élevés (par exemple, un voyage dans un pays déconseillé par le ministère des Affaires étrangères) ;
  • des raisons médicales qui empêcheraient un déplacement.

Le déplacement professionnel est une action très encadrée, à la fois par le Code du travail, par la jurisprudence, mais aussi par les règles de l'URSSAF et les politiques internes propres à chaque organisation. Il est donc important de connaître ses droits et devoirs afin de limiter les risques et de faire de chaque déplacement une opportunité utile pour l'entreprise et le salarié. 

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