Contrôle des coûts de l’entreprise
Comment la TVA non récupérée impacte votre entreprise ?
Comme pour la plupart des dépenses courantes et d'investissement, les entreprises peuvent récupérer la TVA sur les notes de frais afin de la déduire de la TVA collectée. Toutefois, en matière de frais professionnels, la gestion de la TVA n'est pas toujours simple. IIl existe de nombreux postes où elle ne peut pas être récupérée, comme l'hébergement et la plupart des dépenses de déplacement, par exemple. Cette situation peut affecter la trésorerie, en particulier lorsque les acomptes versés pour des fournitures ou des équipements ne bénéficient pas d’exonération de TVA. D'autre part, dans le cadre de voyages internationaux, la gestion de la TVA varie selon que l'argent soit dépensé au sein ou en dehors des frontières de l'Union Européenne. Il faut savoir que les seuils d’assujettissement et les règles d’acquisition varient selon les juridictions.
Dans les organisations avec peu de ressources ou dotées de processus complexes, il est parfois plus facile de ne pas chercher à récupérer la TVA des notes de frais. C'est dommage, car c'est un vrai manque à gagner pour les entreprises. D'autant plus qu'avec le bon outil, gérer la TVA sur les déplacements professionnels n'est plus un problème, que l'on soit une petite entreprise ou une grande multinationale.
La TVA non récupérée vous coûte de l'argent
Il existe différents taux de TVA selon les dépenses effectuées par les salariés, impactant directement la fiscalité de l’entreprise. Cela signifie qu'entre 5 et 20% du montant total des dépenses éligibles peut être récupéré par la société, y compris la TVA sur le carburant. Cette déductibilité représente une opportunité significative pour les entrepreneurs de réduire leurs charges fiscales. Si on multiplie ce montant par le nombre de collaborateurs en déplacement sur une année, le chiffre peut rapidement atteindre un montant significatif.
Gérer la TVA requiert souvent des ressources et des compétences particulières en raison de la complexité des règles fiscales. Il est vrai que dans les organisations aux méthodes de travail traditionnelles, souvent basées sur des formulaires papier, cela vient alourdir un peu plus la gestion financière et comptable. Cependant, la majorité des entreprises qui ignorent l’optimisation de la récupération de la TVA manquent une occasion stratégique d’améliorer leurs finances. Un outil adapté pourrait faire ce travail de manière automatique à votre place, et le coût investi dans la digitalisation des notes de frais serait alors très rapidement amorti par les sommes récupérées.
Un outil de gestion de frais professionnel va bien plus loin que de simplement centraliser les notes de frais. Il sert également à piloter, gérer et contrôler les réservations, à créer des lignes de dépenses automatiquement à partir d'un email ou de la photo d'un reçu, et à accélérer le remboursement des notes de frais. Cela inclut également la possibilité de et bien d’autres postes de dépenses spécifiques. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les dépenses liées aux prestations de fournisseurs externes, simplifiant ainsi la gestion des coûts de déplacement. Cette déductibilité offre aux dirigeants une plus grande marge de manœuvre dans l’optimisation fiscale, traduisant chaque déduction en bénéfice direct pour l’organisation. Au milieu de ce processus, la gestion de la TVA est automatiquement pilotée grâce à une intelligence artificielle capable de différencier les taux de TVA, et de savoir sur quels postes de dépense elle est applicable. À la fin de l'année, votre tableau de bord peut mesurer le montant de TVA réellement payée par vos salariés - et remboursés par vos soins - et le montant récupéré. Plus ce taux est proche de 100%, plus vous optimisez votre gestion comptable. L'outil est même capable de faire la différence entre une taxe française et internationale.
Même à l'étranger, il est possible de récupérer la TVA
Chaque pays dispose de ses propres lois et règlements en matière de politique fiscale. Lorsqu'un achat est effectué dans un état membre de l'Union Européenne, on parle de TVA intracommunautaire. À partir de l'espace professionnel de l'entreprise sur le site de l'administration fiscale, il est possible d'en obtenir le remboursement grâce aux justificatifs originaux numérisés. Chaque trimestre ou chaque semestre, on peut faire la demande de récupération des TVA européennes qui auront été préalablement saisies et collectées par le logiciel de gestion de frais professionnels. Il est aussi important pour les dirigeants de comprendre comment fonctionne la TVA sur les frais de transport. Cette compréhension est nécessaire notamment dans le cadre de transactions internationales, pour maximiser les opportunités de déduction. Parce que tous les reçus sont déjà numérisés et archivés dans le cloud, la procédure est simplifiée.
Si la dépense est effectuée en dehors de l'Union Européenne, il s'agit alors de TVA extracommunautaire. La procédure est ici un peu plus complexe, car il faut vérifier et respecter les règles fiscales de tous les pays concernés. Toutefois, lorsque les montants sont significatifs, la récupération de TVA pourra entraîner une baisse de dépense de l'ordre de 5%. Cela est particulièrement pertinent pour les coûts liés à l'électricité et autres formes d'impôt indirect, où le versement excessif peut constituer une part majoritaire des charges. Pour y parvenir, il est alors plus efficace de se tourner vers un cabinet-conseil, plutôt que de tenter de le faire soi-même, pour des questions d'optimisation de ressources.
Ne pas faire l'effort de récupérer la TVA sur les notes de frais peut être problématique, car c'est un cadeau que fait l'entreprise à l'État. Si cette contribution - aussi généreuse soit-elle - est parfois liée à un manque de connaissances ou d'organisation, il est aujourd'hui facile de rationaliser ses dépenses pour faire de la récupération de la TVA un levier de développement. Les outils mobiles de gestion des dépenses professionnelles contribuent grandement à rendre les organisations plus agiles, plus réactives et plus efficaces en misant sur la technologie et la simplification des processus internes, y compris en travaillant avec un prestataire spécialisé.
Si cet article vous a plu, je vous invite à regarder notre Webinar "Comment rentabiliser sa solution de note de frais avec la récupération de TVA ?” et à découvrir l'article autour de la TVA déductible.
Nous vous invitons également à calculer le ROI de la mise en place d'un outil de gestion de notes de frais automatisées.