Comment la TVA non récupérée impacte votre entreprise ?

Comme pour la plupart des dépenses courantes et d'investissement, les entreprises peuvent récupérer la TVA sur les notes de frais afin de la déduire de la TVA collectée. Toutefois, en matière de frais professionnels, la gestion de la TVA n'est pas toujours simple. Il existe de nombreux postes où elle ne peut pas être récupérée, comme l'hébergement et la plupart des dépenses de déplacement, par exemple. D'autre part, dans le cadre de voyages internationaux, la gestion de la TVA varie selon que l'argent soit dépensé au sein ou en dehors des frontières de l'Union Européenne. 

La TVA étrangère

Découvrez comment la récupérer

 

Dans les organisations avec peu de ressources ou dotées de processus complexes, il est parfois plus facile de ne pas chercher à récupérer la TVA des notes de frais. C'est dommage, car c'est un vrai manque à gagner pour les entreprises. D'autant plus qu'avec le bon outil, gérer la TVA sur les déplacements professionnels n'est plus un problème, que l'on soit une petite entreprise ou une grande multinationale.

La TVA non récupérée vous coûte de l'argent

Il existe différents taux de TVA selon les dépenses effectuées par les salariés. Cela signifie qu'entre 5 et 20% du montant total des dépenses éligibles peut être récupéré par l'entreprise. Si on multiplie ce montant par le nombre de collaborateurs en déplacement sur une année, le chiffre peut rapidement atteindre un montant significatif.

Gérer la TVA requiert souvent des ressources et des compétences particulières en raison de la complexité des règles fiscales. Il est vrai que dans les organisations aux méthodes de travail traditionnelles, souvent basées sur des formulaires papier, cela vient alourdir un peu plus la gestion financière et comptable. Toutefois, ne pas chercher à optimiser la récupération de la TVA constitue une erreur stratégique : un outil adapté pourrait faire ce travail de manière automatique à votre place, et le coût investi dans la digitalisation des notes de frais serait alors très rapidement amorti par les sommes récupérées.

Un outil de gestion de frais professionnel va bien plus loin que de simplement centraliser les notes de frais. Il sert également à piloter, gérer et contrôler les réservations, à créer des lignes de dépenses automatiquement à partir d'un email ou de la photo d'un reçu, et à accélérer le remboursement des notes de frais. Au milieu de ce processus, la gestion de la TVA est automatiquement pilotée grâce à une intelligence artificielle capable de différencier les taux de TVA, et de savoir sur quels postes de dépense elle est applicable. À la fin de l'année, votre tableau de bord peut mesurer le montant de TVA réellement payée par vos salariés - et remboursés par vos soins - et le montant récupéré. Plus ce taux est proche de 100%, plus vous optimisez votre gestion comptable. L'outil est même capable de faire la différence entre une taxe française et internationale. 

Même à l'étranger, il est possible de récupérer la TVA

Chaque pays dispose de ses propres lois et règlements en matière de politique fiscale. Lorsqu'un achat est effectué dans un état membre de l'Union Européenne, on parle de TVA intracommunautaire. À partir de l'espace professionnel de l'entreprise sur le site de l'administration fiscale, il est possible d'en obtenir le remboursement grâce aux justificatifs originaux numérisés. Chaque trimestre ou chaque semestre, on peut faire la demande de récupération des TVA européennes qui auront été préalablement saisies et collectées par le logiciel de gestion de frais professionnels. Parce que tous les reçus sont déjà numérisés et archivés dans le cloud, la procédure est simplifiée.

Si la dépense est effectuée en dehors de l'Union Européenne, il s'agit alors de TVA extracommunautaire. La procédure est ici un peu plus complexe, car il faut vérifier et respecter les règles fiscales de tous les pays concernés. Toutefois, lorsque les montants sont significatifs, la récupération de TVA pourra entraîner une baisse de dépense de l'ordre de 5%. Pour y parvenir, il est alors plus efficace de se tourner vers un cabinet-conseil, plutôt que de tenter de le faire soi-même, pour des questions d'optimisation de ressources.

Ne pas faire l'effort de récupérer la TVA sur les notes de frais peut être problématique, car c'est un cadeau que fait l'entreprise à l'État. Si cette contribution - aussi généreuse soit-elle - est parfois liée à un manque de connaissances ou d'organisation, il est aujourd'hui facile de rationaliser ses dépenses pour faire de la récupération de la TVA un levier de développement. Les outils mobiles de gestion des dépenses professionnelles contribuent grandement à rendre les organisations plus agiles, plus réactives et plus efficaces en misant sur la technologie et la simplification des processus internes.

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