Contrôle des coûts de l’entreprise
Politique de dépenses : les clés pour assurer contrôle et conformité
Dans une période de crise comme celle de la pandémie de coronavirus, le retour au contrôle des dépenses est encore plus impérieux qu’à l’accoutumée. Les entreprises cherchent à maximiser leur marge, et cela passe notamment par une meilleure gestion des dépenses en interne. Comment s’assurer au mieux de leur contrôle et de leur conformité ? Eléments de réponse avec Julien Million-Rousseau, Director Solution Consulting de SAP Concur, lors de la 5 édition des Business Class SAP Concur.
En quoi la gestion des dépenses est un vrai levier d’optimisation de la marge d’une société ?
Julien Million-Rousseau : Notons tout d’abord qu’en moyenne, 5% des revenus d’une entreprise sont perdus à cause de notes de frais non conformes. Ainsi, un salarié sur 5 présente des dépenses non conformes. Pour les DAF, cela représente évidemment un enjeu de taille. D’ailleurs, 53% d’entre eux considèrent la gestion des dépenses comme l’un de leurs principaux challenges. On observe que les entreprises qui ont opté pour une digitalisation des notes de frais s’en sortent mieux. Cela est d’autant plus flagrant ces derniers temps. Avec le télétravail notamment, le traitement des dépenses professionnelles se complexifient. Le salarié doit transmettre les justificatifs papiers à son manager pour validation puis au service compta. C’est difficilement gérable…
Comment répondre à cette problématique, d’autant plus quand les process et habitudes d’une entreprise sont bouleversées par le contexte extérieur ?
La première chose à faire est de s’assurer que la politique de dépenses est constamment à jour. Cela semble logique, or, ce n’est pas le cas dans toutes les organisations, d’autant qu’avec la crise actuelle, les contraintes locales et fiscales évoluent sans cesse. En Suède par exemple, le taux de TVA a récemment évolué. Si l’entreprise ne dispose pas d’un outil permettant de détecter ces évolutions et de changer les paramètres, cela devient compliqué de s’adapter.
En quoi une solution de Travel & Expense comme SAP Concur permet d’avoir une meilleure visibilité sur les dépenses et donc, de prendre de meilleures décisions ?
Les données sont rassemblées sur une même plateforme de façon à ce que l’organisation ait une vision complète du suivi budgétaire. Cette visibilité est bénéfique dans un premier temps pour contrôler le leakage. Depuis plusieurs années, nous avons fait en sorte de rapatrier toutes les réservations, quel que soit le canal, grâce à Triplink. Ainsi, quand un collaborateur commande un Uber ou FreeNow (anciennement Kapten) alors que le fournisseur n’est pas intégré dans la politique de l’entreprise, cette dernière a connaissance de cette dépense en temps quasi-réel. Autre point important : la prédictivité, qui permet d’agir sur les dépenses avant qu’elles ne soient engagées. A partir des rapports sur les budgets restants, le manager accepte ou non la demande d’un collaborateur. Enfin, l’écosystème SAP - Concur, SucessFactors, Fieldglass - permet plus largement de croiser l’ensemble des données RH pour en déduire des comportements et prendre de meilleures décisions.
Au-delà de la gestion des dépenses au quotidien, l’outil est aussi bénéfique à l’acheteur…?
En effet, une solution de Travel & Expense aide à avoir une meilleure visibilité sur les dépenses par fournisseur et de pouvoir ensuite négocier des tarifs et des services supplémentaires auprès de chacun d’eux.
Quelles sont les données à observer en priorité pour optimiser les dépenses ?
Au-delà des données basiques - montant, type de dépense, nom du fournisseur, etc. - il est primordial d’obtenir les données de TVA pour pouvoir la récupérer dans n’importe quel pays. Les entreprises qui ne procèdent pas à la récupération de la TVA, passent à côté d’un montant non négligeable pour leur trésorerie. En dehors des données financières, les données de gestion du risque lié aux déplacements, mais aussi les données de calcul d’émission de CO2 deviennent tout aussi capitales aujourd’hui.
On imagine SAP Concur comme un éditeur de logiciel mais rarement comme un fournisseur de services. Pourtant, vous avez développé des dispositifs en complément de la plateforme ?
En effet, pour optimiser la gestion des dépenses, nous mettons à disposition de nos clients plusieurs types de services et de fonctionnalités. C’est le cas notamment de Concur Audit. Notre équipe dédiée contrôle les dépenses, identifie les anomalies et assure la conformité de la réglementation ainsi que la politique de l’entreprise. Cela permet à nos clients de gagner du temps mais aussi d’optimiser la contrôle et la conformité des dépenses.
Evidemment, quand on parle de contrôle et d’optimisation des dépenses, on s’attend à pouvoir calculer un ROI. Est-ce le cas avec SAP Concur ?
Bien évidemment. D’ailleurs, nous évoquions précédemment l’impact des notes de frais non conformes sur la perte de revenus pour l’entreprise. Or, en adoptant une plateforme consolidant l’ensemble des données et favorisant les process dématérialisés, on peut aussi calculer l’impact des coûts indirects comme le stockage des factures papiers, la valeur probante, le temps alloué par la comptabilité à la gestion des notes de frais, etc. Avec nos clients, nous travaillons sur l’élaboration du ROI en fonction de leur modèle et de leur projet. Ainsi, derrière chaque fonctionnalité et service de SAP Concur, un ROI est associé. Ce dernier est calculé par des organismes indépendants, et cela fait bien longtemps que nous avons pu prouver notre valeur ajoutée.
Qu’est-ce qu’une politique d’achat en entreprise ?
Une politique d'achat en entreprise est un ensemble de règles et de procédures définissant les critères d'achat et de remboursement des biens et services utilisés à but professionnel pour les salariés. Elle encadre les dépenses professionnelles en précisant les catégories de dépenses autorisées, les limites de remboursement, les modalités de soumission des notes de frais et les procédures d'approbation. Une politique d'achat bien conçue doit être claire, compréhensible et facile à appliquer pour tous les employés.
Pourquoi créer une politique d’achat en entreprise ?
Créer une politique permet de mieux contrôler les dépenses professionnelles en définissant des règles claires pour les employés concernant les types de dépenses autorisées et les limites de remboursement. Cela permet d'éviter des situations où les équipes engagent des dépenses excessives ou non conformes aux objectifs et aux valeurs de l'entreprise. Par exemple, sans une politique d'achat claire, un employé pourrait choisir de réserver une chambre d'hôtel de luxe lors d'un déplacement professionnel, alors qu'une option moins coûteuse et plus adaptée aux besoins de l'entreprise serait préférable. Une politique d'achat bien conçue aide aussi à respecter la conformité aux réglementations fiscales et aux exigences légales en matière de dépenses professionnelles. En définissant les catégories de dépenses et les procédures de remboursement, l'entreprise peut s'assurer que les dépenses respectent les règles en vigueur. Par exemple, une politique d'achat pourrait préciser que les repas d'affaires sont remboursables jusqu'à un certain montant, ou dans un certain type de restaurant. Ce qu'il faut garder en mémoire, c'est qu'une politique d'achat efficace permet de simplifier et d'accélérer le processus de gestion des notes de frais pour les employés et les responsables financiers. En définissant des procédures claires pour la soumission des notes de frais, l'approbation et le remboursement, l'entreprise peut réduire les erreurs, les retards et les frustrations liés à la gestion des dépenses professionnelles. Une politique d'achat bien mise en place peut également contribuer à une meilleure gestion des coûts et à l'amélioration de la rentabilité de l'entreprise. Enfin, une politique d'achat solide peut renforcer la culture d'entreprise et les valeurs éthiques en encourageant les employés à adopter des pratiques d'achat responsables et durables. Par exemple, l'entreprise pourrait inclure des critères environnementaux ou sociaux dans sa politique d'achat, en privilégiant les fournisseurs qui respectent des normes écologiques ou éthiques.
Comment concevoir une politique d’achat ?
Pour concevoir une politique d'achat efficace, il est essentiel de tenir compte des besoins spécifiques de l'entreprise et de ses employés. Commencez par analyser les dépenses actuelles pour identifier les tendances, les catégories de dépenses les plus courantes et les éventuels inefficacités, risques ou fraudes. Ensuite, définissez les catégories de dépenses autorisées en tenant compte des besoins de l'entreprise et des employés. Fixez des limites de remboursement pour chaque catégorie de dépenses, en veillant à ce qu'elles soient raisonnables et adaptées aux besoins de l'entreprise. Établissez également des procédures claires et simples pour la soumission des notes de frais et l'approbation des remboursements, en définissant les délais de soumission, les pièces justificatives requises et les niveaux d'approbation. Vous pouvez aussi parler aux équipes qui sont souvent en déplacement professionnel. Quels sont les problèmes qu'ils rencontrent ? Quelles sont les frictions qui font perdre du temps ? En partant des besoins du terrain, vous vous assurez d'avoir une politique d'achat qui soit collaborative et ancrée dans le réel. Enfin, assurez-vous de communiquer la politique d'achat à tous les employés et de l'évaluer régulièrement pour apporter des ajustements en fonction des besoins changeants de l'entreprise.
Comment appliquer une politique d’achat ?
Pour appliquer efficacement une politique d'achat, il est crucial de former les employés afin qu'ils comprennent la politique et ses procédures. Organisez des sessions de formation et fournissez des ressources pédagogiques pour aider les employés à se familiariser avec les procédures. Utilisez des outils de gestion des dépenses, comme SAP Concur, pour faciliter le suivi, l'approbation et le remboursement des notes de frais. Ces outils permettent également d'automatiser certaines tâches, comme la vérification de la conformité aux règles de la politique d'achat. Effectuez des audits et des contrôles réguliers pour vérifier la conformité aux règles de la politique d'achat et identifier les éventuels abus ou fraudes. Adaptez la politique d'achat en fonction des besoins et encouragez une culture d'achat responsable en reconnaissant et en récompensant les employés qui respectent et appliquent correctement la politique d'achat.
Quels conseils donneriez-vous pour réussir la mise en place d'une politique d'achat ?
Il faut s'appuyer sur trois leviers : le retour du terrain, des règles de bon sens qui soient faciles à comprendre, et des sanctions en cas de non-respect. Le retour du terrain permet de communiquer clairement les attentes et les responsabilités à tous les employés. Si la politique est déconnectée de la réalité, elle ne sera ni applicable ni appliquée. Il faut prendre le temps de parler à celles et ceux qui sont en première ligne dans les achats, que ce soit les équipes en déplacement, ou celles qui traitent, valident, comptabilisent et remboursent les notes de frais. Des règles de bon sens signifient qu'il ne faut pas tomber dans une bureaucratie infernale. Si vous privilégiez un fournisseur pour l'hébergement, mais qu'il est à 2 heures de route d'une destination, vous n'allez pas demander à un collaborateur de faire 4 heures de route aller-retour. Il faut donc donner une règle, mais aussi être flexible lorsque les conditions ne permettent pas de la respecter. Enfin, les sanctions doivent dissuader les fraudeurs qui utilisent les notes de frais ou les achats pour arrondir leur fin de mois. Avec un outil digital, les données vous permettent de mieux agir pour savoir où creuser en cas de doutes. Lorsqu'un problème est détecté, il faut comprendre d'où il vient et en cas de faute avérée, adapter sa réponse.