Politique de dépenses : les clés pour assurer contrôle et conformité

Dans une période de crise comme celle de la pandémie de coronavirus, le retour au contrôle des dépenses est encore plus impérieux qu’à l’accoutumée. Les entreprises cherchent à maximiser leur marge, et cela passe notamment par une meilleure gestion des dépenses en interne. Comment s’assurer au mieux de leur contrôle et de leur conformité ? Eléments de réponse avec Julien Million-Rousseau, Director Solution Consulting de SAP Concur, lors de la 5 édition des Business Class SAP Concur.

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En quoi la gestion des dépenses est un vrai levier d’optimisation de la marge d’une société ?

Julien Million-Rousseau : Notons tout d’abord qu’en moyenne, 5% des revenus d’une entreprise sont perdus à cause de notes de frais non conformes. Ainsi, un salarié sur 5 présente des dépenses non conformes. Pour les DAF, cela représente évidemment un enjeu de taille. D’ailleurs, 53% d’entre eux considèrent la gestion des dépenses comme l’un de leurs principaux challenges. On observe que les entreprises qui ont opté pour une digitalisation des notes de frais s’en sortent mieux. Cela est d’autant plus flagrant ces derniers temps. Avec le télétravail notamment, le traitement des dépenses professionnelles se complexifient. Le salarié doit transmettre les justificatifs papiers à son manager pour validation puis au service compta. C’est difficilement gérable…

 

Comment répondre à cette problématique, d’autant plus quand les process et habitudes d’une entreprise sont bouleversées par le contexte extérieur ?

La première chose à faire est de s’assurer que la politique de dépenses est constamment à jour. Cela semble logique, or, ce n’est pas le cas dans toutes les organisations, d’autant qu’avec la crise actuelle, les contraintes locales et fiscales évoluent sans cesse. En Suède par exemple, le taux de TVA a récemment évolué. Si l’entreprise ne dispose pas d’un outil permettant de détecter ces évolutions et de changer les paramètres, cela devient compliqué de s’adapter.

 

En quoi une solution de Travel & Expense comme SAP Concur permet d’avoir une meilleure visibilité sur les dépenses et donc, de prendre de meilleures décisions ?

Les données sont rassemblées sur une même plateforme de façon à ce que l’organisation ait une vision complète du suivi budgétaire. Cette visibilité est bénéfique dans un premier temps pour  contrôler le leakage. Depuis plusieurs années, nous avons fait en sorte de rapatrier toutes les réservations, quel que soit le canal, grâce à Triplink. Ainsi, quand un collaborateur commande un Uber ou FreeNow (anciennement Kapten) alors que le fournisseur n’est pas intégré dans la politique de l’entreprise, cette dernière a connaissance de cette dépense en temps quasi-réel. Autre point important : la prédictivité, qui permet d’agir sur les dépenses avant qu’elles ne soient engagées. A partir des rapports sur les budgets restants, le manager accepte ou non la demande d’un collaborateur. Enfin, l’écosystème SAP - Concur, SucessFactors, Fieldglass - permet plus largement de croiser l’ensemble des données RH pour en déduire des comportements et prendre de meilleures décisions.

 

Au-delà de la gestion des dépenses au quotidien, l’outil est aussi bénéfique à l’acheteur…?

En effet, une solution de Travel & Expense aide à avoir une meilleure visibilité sur les dépenses par fournisseur et de pouvoir ensuite négocier des tarifs et des services supplémentaires auprès de chacun d’eux.

 

Quelles sont les données à observer en priorité pour optimiser les dépenses ?

Au-delà des données basiques - montant, type de dépense, nom du fournisseur, etc. - il est primordial d’obtenir les données de TVA pour pouvoir la récupérer dans n’importe quel pays. Les entreprises qui ne procèdent pas à la récupération de la TVA, passent à côté d’un montant non négligeable pour leur trésorerie. En dehors des données financières, les données de gestion du risque lié aux déplacements, mais aussi les données de calcul d’émission de CO2 deviennent tout aussi capitales aujourd’hui.

 

On imagine SAP Concur comme un éditeur de logiciel mais rarement comme un fournisseur de services. Pourtant, vous avez développé des dispositifs en complément de la plateforme ?

En effet, pour optimiser la gestion des dépenses, nous mettons à disposition de nos clients plusieurs types de services et de fonctionnalités. C’est le cas notamment de Concur Audit. Notre équipe dédiée contrôle les dépenses, identifie les anomalies et assure la conformité de la réglementation ainsi que la politique de l’entreprise. Cela permet à nos clients de gagner du temps mais aussi d’optimiser la contrôle et la conformité des dépenses.

 

Evidemment, quand on parle de contrôle et d’optimisation des dépenses, on s’attend à pouvoir calculer un ROI. Est-ce le cas avec SAP Concur ?

Bien évidemment. D’ailleurs, nous évoquions précédemment l’impact des notes de frais non conformes sur la perte de revenus pour l’entreprise. Or, en adoptant une plateforme consolidant l’ensemble des données et favorisant les process dématérialisés, on peut aussi calculer l’impact des coûts indirects comme le stockage des factures papiers, la valeur probante, le temps alloué par la comptabilité à la gestion des notes de frais, etc. Avec nos clients, nous travaillons sur l’élaboration du ROI en fonction de leur modèle et de leur projet. Ainsi, derrière chaque fonctionnalité et service de SAP Concur, un ROI est associé. Ce dernier est calculé par des organismes indépendants, et cela fait bien longtemps que nous avons pu prouver notre valeur ajoutée.

 

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