« Nuage de cendres volcaniques : quelles conséquences économiques pour les entreprises ? »

Le nuage de cendres dégagé par le volcan islandais a eu les conséquences que l’on connaît pour les compagnies aériennes, les vacanciers et les voyageurs d’affaires dans le monde entier. Alors que la situation s’est débloquée, les entreprises savent qu’elles devront faire face aux conséquences financières de cette crise au cours des prochains mois. Selon une étude réalisée par la fondation américaine National Business Travel Association, ce nuage de cendres volcaniques aurait eu un impact négatif sur les voyages d’affaires dans 80% des entreprises. De surcroît, cette catastrophe naturelle aurait couté près de 200 000 $ à chaque entreprise concernée – si l’on en croit la même source. La fermeture de l'espace aérien européen a également forcé l'annulation de nombreux voyages d'affaires et de réunions avant qu’elles ne débutent. Les entreprises affiliées à la NBTA auraient annulé près de 5 600 réunions d'affaires prévues et plus de 165 000 voyages au total qui n'ont pu avoir lieu. D’après le sondage de la NBTA (National Business Travel Association), sur les quelques 2 000 entreprises représentées dans l'enquête, les données indiquent que plus de 310 000 voyageurs auraient connu des perturbations, coûtant aux entreprises plus de 367 millions $ de pertes collectives.

Par la force des choses, les médias se sont principalement concentrés sur les répercussions pour les compagnies aériennes et le secteur du tourisme, mais très peu ont mentionné les coûts que devront supporter les entreprises évoluant dans d’autres secteurs d’activité. La France prendra la pleine mesure du problème dès que les collaborateurs en déplacement auront repris le chemin du travail et commenceront à demander le remboursement de leurs notes de frais.

En effet, nombre d’entreprises ont eu des collaborateurs bloqués aux quatre coins du monde, ce qui s’est traduit par des coûts supplémentaires d’hébergement, de repas, de transport et même de loisirs. Chaque nouvelle journée sans reprise des vols a accru inexorablement les coûts pour les entreprises. Concur, leader mondial des services à la demande de gestion des notes de frais, estime que les coûts supplémentaires par jour et par collaborateur bloqué atteindront des records pour les entreprises les plus touchées par le problème. Ce montant ne reflète pourtant que les frais de déplacement classiques. Certains voyageurs ne pouvant être rapatriés avant plus d’une semaine, on peut supposer en toute logique qu’ils auront dû acheter de nouveaux vêtements ou au moins passer au pressing. Se pose alors la question de savoir qui prendra en charge ces dépenses. Ces frais doivent-ils être couverts par l’entreprise ou par le voyageur lui-même ? Ce type de situation extrême souligne les limites des politiques de déplacement et de gestion des frais dans les entreprises.

« C’est dans ce genre de situation, qu’on réalise combien les entreprises doivent prévoir les situations exceptionnelles dans leurs politiques de frais de déplacement. Les entreprises doivent avoir une politique de dépense clair, juste et explicite dans des situations exceptionnelles comme celle-ci », explique Pierre-Emmanuel Tetaz, Senior Regional Director Concur France.

Concur peut venir en aide à ces entreprises : Les solutions automatisées de gestion des dépenses telles que celles de Concur, intègrent la flexibilité nécessaire à la gestion de situations exceptionnelles telles que celle qui a été vécue les semaines passées et permettent d’éviter tout risque de dérapage. Ils permettent en effet d’instaurer une politique explicite de gestion des frais applicable à ce type de cas. Toute demande de remboursement non conforme est alors signalée dès son enregistrement : vous n’avez plus besoin d’étudier chaque note de frais à la loupe pour vérifier sa recevabilité.

« Les entreprises devront s’assurer que leurs collaborateurs seront biens remboursés dans les mois suivants. Elles auront alors besoin de pouvoir identifier ces dépenses et décider comment les traiter de la manière la plus juste possible puisqu’elles seront susceptibles d‘être bien au delà des politiques normales » ajoute Pierre-Emmanuel Tetaz. « Grâce à nos solutions nos clients ont pu identifier ou se trouvaient leurs voyageur et prendre très rapidement les mesures qui s’imposaient ! ».

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