Dans un contexte de maîtrise des dépenses publiques, l’Etat s’équipe de la solution Chorus Déplacements Temporaires avec Concur pour automatiser les processus et optimiser les coûts liés aux déplacements des agents dans les ministères.

Deux premiers ministères commencent dès maintenant à s’équiper : le ministère de la culture et de la communication depuis juillet, et le ministère de l’agriculture, de l’agroalimentaire et de la forêt depuis septembre.

Paris, le 10 octobre 2012 – Concur®, leader du marché des services intégrés de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais (NASDAQ : CNQR), annonce le succès d’une phase importante du projet interministériel de déploiement de la solution Chorus Déplacements Temporaires dans des services pilotes au Ministère de la culture et de la communication, d’une part et au Ministère de l’agriculture de l’agroalimentaire et de la forêt d’autre part. Concur avait remporté en 2011, l’appel d’offre public portant sur la fourniture et la mise en œuvre d’une solution de gestion des déplacements temporaires interfacée avec CHORUS.

Dans un contexte de maîtrise des dépenses publiques et de modernisation de l’Etat, celui-ci s’équipe de la solution Chorus Déplacements Temporaires avec Concur pour optimiser la gestion et rationaliser les dépenses liées aux déplacements temporaires des agents.

Ce projet interministériel est piloté par l'Agence pour l'Informatique Financière de l'État (AIFE). Son objectif consiste à déployer la solution auprès des ministères incluant leurs services déconcentrés, représentant environ 2 millions d’états de frais par an.

Chorus Déplacements Temporaires permet le traitement de bout en bout et sans rupture via un flux dématérialisé de l’ensemble du cycle de gestion des déplacements temporaires : ordres de mission, réservations en ligne, états de frais, facturation centralisée, connexion avec les agences de voyage, jusqu’à l’intégration aux outils comptables de l’Etat pour les remboursements des frais.

Contexte et enjeux du projet Chorus Déplacements Temporaires

Les dépenses liées aux déplacements et indemnités représentaient en 2008 13% des dépenses liées aux achats de fonctionnement de l’Etat.

Les travaux d’urbanisation du SIFE réalisés par l’AIFE ont mis en évidence l’hétérogénéité, et parfois l’obsolescence des outils informatiques y afférant. Le parc applicatif ne rassemblait pas les conditions de performance fonctionnelle et d’interopérabilité, nécessaires à l’instauration d’une stratégie d’achat optimisée au niveau de l’Etat et à la généralisation de procédures dématérialisées pourtant sources de gains immédiats.

Ce constat a conduit l’AIFE et le SAE (Service des Achats de l’Etat) à étudier l’intérêt économique de l’acquisition d’une solution interministérielle de gestion des déplacements temporaires.

En s’équipant d’un outil commun (Chorus Déplacements Temporaires), l’Etat s’affranchit de la complexité induite par la multiplicité d’applicatifs et son corollaire de pratiques et d’habitudes. Dès lors, il devient possible d’affirmer des objectifs de dématérialisation totale et d’interopérabilité avec l’ensemble des acteurs impliqués dans le processus : les agences de voyages et autres fournisseurs ainsi que la gestion des interfaces indispensables avec Chorus.

Les phases clés du projet Chorus Déplacements Temporaires

La phase 1 du projet a consisté à définir avec l’AIFE et des représentants des ministères un socle fonctionnel et technique unique correspondant aux besoins communs de l’ensemble des ministères et aux règles de gestion des déplacements des agents ainsi qu’aux exigences de Chorus, l’outil comptable de l’Etat, en matière de gestion budgétaire et comptable. Cette première phase a vu son aboutissement début 2012.

La phase 2 du projet a consisté à mettre en place la solution sur deux ministères pilotes à partir des règles définies dans le socle commun. Le premier pilote du projet, le Ministère de la culture et de la communication, a démarré le 12 juillet, le deuxième, celui du Ministère de l’agriculture, de l’agroalimentaire et de la forêt, le 7 septembre.

La phase 3 du projet, est lancée. Elle consiste à enrichir les fonctionnalités offertes, notamment en matière de facturation centralisée, gestion des ordres de missions permanents, paiements à l’étranger et poursuite de la dématérialisation des pièces justificatives.

Le phase 4 s’échelonnera sur 2013 et 2014, et consistera dans le déploiement de la solution dans sa version enrichie sur les autres ministères, incluant leurs services déconcentrés.

Les caractéristiques essentielles du projet et de la solution Chorus Déplacements Temporaires

• L’interopérabilité des systèmes

Chorus Déplacements Temporaires constitue le cœur de métier de la gestion des déplacements temporaires (gestion de la base des missionnés, ordre de mission, réservation en ligne, états de frais, mise en œuvre de la politique voyage, intégration des factures et contrôles des dépenses de déplacement, reporting analytique). Cependant, les paiements et la tenue des comptabilités sont réalisés dans CHORUS. Cela signifie que la gestion est réalisée en partie dans Chorus Déplacements Temporaires puis dans Chorus. Dans ce contexte, l’interopérabilité des systèmes est un axe essentiel du projet.

Pour Valérie Hodent, directrice des projets Concur France, « les exigences de la comptabilité publique imposent que toute application financière réponde à des critères très stricts en termes d’interopérabilité. Dans le cadre du projet, nous avons mis en œuvre plus de 10 interfaces entre les différents systèmes impactés et Chorus Déplacements Temporaires. Cela a été un pan majeur du projet et notamment lors de la phase de définition du socle commun. »

• Le respect de contraintes de sécurité fortes

L’intégration des Règles de Gestion de Sécurité (RGS) est une composante essentielle du projet. Concur a mis en place les moyens nécessaires pour répondre aux exigences fortes imposées par le RGS relatives à la sécurité des données et des flux. Un expert sécurité Concur a été impliqué dès le début du projet. Il a été et reste l’interlocuteur principal pour toutes les questions de sécurité et pour identifier et assurer les travaux nécessaires au respect des exigences de l’AIFE et du RGS en matière de sécurité. L’homologation de Chorus Déplacements Temporaires a été prononcée de façon temporaire, sous réserve de la prise en compte des dernières exigences de sécurité, notamment en termes d’authentification. Concur reste mobilisé pour lever ces dernières réserves dès 2012. La solution et l’infrastructure mises en place font l’objet d’un audit et un processus de contrôle et d’amélioration continue a été mis sur pied.

• Un projet innovant et précurseur

Ce projet complexe de définition d’un socle commun à l’ensemble des pratiques dans les ministères a été mené par l’AIFE avec les équipes de Concur dans un calendrier contraint compte tenu des impératifs de démarrage des pilotes. La solution Chorus Déplacements Temporaires permet à chaque ministère d’ajouter à ces fonctions communes ses spécificités notamment en matière de règles indemnitaires et de circuit de validation.

En outre, ce projet a permis d’élaborer un cadre pour la dématérialisation des opérations effectuées par les agences de voyage et en particulier avec le ROP (Relevé d’Opérations). La définition de ce flux est une véritable avancée dans les efforts de modernisation de l’état et le fruit du travail d’équipe réalisé entre l’AIFE et Concur dans le cadre du projet. Sa mise en œuvre reste à finaliser sur les aspects de contrôle des factures afin d’en permettre la généralisation.

« Les objectifs de ce projet sont extrêmement ambitieux, toutes nos équipes sont mobilisées. Dans un délai inférieur à un projet classique, nous avons spécifié un socle commun interministériel. Ce travail a été le fruit d’une étroite collaboration entre les équipes Concur et les équipes de l’AIFE » conclut Valérie Hodent de Concur France.

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