Comment éviter que mes collaborateurs passent des dépenses personnelles durant leur voyage ?

Quelques euros par ici, une note égarée par là… les dépenses personnelles qui se glissent insidieusement dans les frais professionnels sont le cauchemar du service comptable. Et pour cause, en cas de contrôle fiscal, les conséquences peuvent être importantes. Sans compter que la trésorerie de l'entreprise n'est pas censée payer les dépenses de confort ou de vie des collaborateurs. Un déplacement professionnel doit se faire dans un cadre professionnel avec un but concret et une mission précise. Oui, mais voilà… les fraudeurs et les petits malins sont capables de redoubler d'inventivité pour arrondir leurs fins de mois. Face aux récalcitrants et aux apprentis escrocs, l'entreprise dispose heureusement de bonnes pratiques pour limiter les risques.

Exiger un reçu pour tout remboursement

Parfois, l'entreprise peut être un peu plus souple ou compréhensible selon les cas personnels. C'est une démarche louable, mais qui ouvre la porte à tous les abus. Pour être le garant de l'ordre, il n'y a souvent qu'une seule règle à appliquer : aucun remboursement n'est possible sans un reçu en bonne et due forme. Chaque reçu doit être soigneusement documenté. Pour les repas au restaurant, les noms des invités doivent être inscrits et toute dépense doit être obligatoirement conforme à la politique interne de l'entreprise.

Muscler la politique de voyage

La politique interne liée aux frais professionnels est le cadre qui fixe les détails, les limites et les processus des dépenses professionnelles. C'est elle qui peut fixer des plafonds pour les nuits d'hôtel, la catégorie de confort dans les trains et les avions, etc. Plus la politique de voyage sera précise et complète, plus elle évitera les zones d'ombre propices à faire passer des dépenses personnelles en frais professionnels. Il est recommandé que chaque mise à jour de la politique soit communiquée à tous les employés, et il est toujours utile et pédagogique de faire des rappels annuels, notamment en cas de notes de frais non conformes émanant d'un service en particulier ou de quelques individus.

Limiter ou interdire l'utilisation des véhicules personnels

Le remboursement des frais kilométriques laisse toujours de la place à l'interprétation. Vos collaborateurs peuvent ainsi ajouter discrètement quelques kilomètres dans un parcours, voire une étape complète dans une tournée commerciale, sans qu'elle n'ait lieu. On peut aussi partir avec le réservoir d'essence volontairement vide afin de faire passer le plein sur les comptes de l'entreprise. Pour éviter tous ces déboires, l'entreprise peut décider de limiter ou d'interdire l'utilisation des véhicules personnels pour tous les déplacements professionnels. À la place, on peut utiliser des voitures de fonction pour les déplacements fréquents, favoriser les voitures de location pour les déplacements ponctuels, et les taxis ou les services de VTC pour les déplacements courts et locaux.

Impliquer les managers qui valident les notes de frais

En général, un salarié n'envoie pas sa note de frais directement au service en charge du remboursement. Elle passe au moins par un superviseur qui contrôle et valide la demande de prise en charge. Or, on sait tous que les managers ont mille choses à faire et sont toujours très occupés… au risque de valider certaines demandes sans réellement les regarder. Il est donc important de responsabiliser ces échelons intermédiaires en charge du contrôle et de la validation. Pour cela, il est possible de faire des statistiques pour savoir qui sont ceux qui laissent passer le plus de notes de frais non conformes afin de les former et de les encourager à faire ce travail dans les règles.

Faire des contrôles aléatoires

C'est une démarche de qualité qui permet de contrôler la licéité des notes de frais avec davantage de certitudes. Pour cela, le service comptable peut occasionnellement procéder à des contrôles aléatoires pour vérifier la présence effective d'un collaborateur à un repas d'affaires ou appeler un hôtel pour vérifier une réservation. Ce type de contrôle peut également être utilisé dans le cadre des remboursements de frais kilométriques si vos collaborateurs sont autorisés à utiliser leurs voitures personnelles, en contrôlant minutieusement le kilométrage déclaré.

Exiger les justificatifs de transports validés

Rembourser un billet d'avion ou de train sur la présentation d'un reçu, c'est une bonne chose, mais qu'est-ce qui prouve que votre collaborateur a bien utilisé son titre de transport ? Ou ne l'a pas revendu ou fait modifier pour garder l'argent pour lui ? Pour éviter ces situations complexes, vous pouvez exiger de voir les cartes d'embarquement et les billets de train compostés.

Demander des factures détaillées

En général, les grandes chaînes hôtelières font la liste de toutes les dépenses, incluant les repas, les nuitées et les services supplémentaires (wifi, minibar, parking, location de films…). Rien n'empêche un collaborateur de louer un film dans sa chambre lorsqu'il est en déplacement, mais ce n'est pas à l'entreprise de le payer. Pour tout déplacement, il est donc important d'avoir le détail des factures sous peine de non-remboursement ou de contrôle systématique. Si un hôtel ne joue pas le jeu, excluez-le de tout futur déplacement en le précisant dans votre politique interne.


Entre les frais professionnels et les dépenses personnelles, c'est un peu le jeu du chat et de la souris. Connaître les techniques des fraudeurs permet de colmater les fuites éventuelles de trésorerie, mais rien ne remplacera la mise en place d'un outil de gestion des notes de frais centralisé et numérique. Ce type de plateforme met nativement en place de nombreuses barrières pour éviter que des dépenses personnelles ne se retrouvent intégrées à des frais professionnels. Et en la matière, la machine est incorruptible et inattaquable !

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