Le travail hybride augmente le risque et la complexité de vos tâches fiscales

Le développement du télétravail a entraîné une hausse de dépenses légitimes (bureaux, écrans, connexion Internet, etc.) pour vos collaborateurs, mais aussi des avantages sociaux potentiellement imposables. Ces frais représentent l'un des nombreux problèmes liés à l'évolution du monde du travail : 30 % des dirigeants d'entreprise ont ainsi déclaré à l'institut IDC que la gestion du travail hybride constituait un défi organisationnel¹.

Si votre entreprise effectue des transactions ou des voyages à l'étranger, elle s'acquitte probablement d'une taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et d'autres taxes sur les biens et services – de montants variables et sur plusieurs sites. Comme les achats sont effectués à des fins commerciales, vous êtes éligible au remboursement d'une partie des dépenses engagées. Votre entreprise n'est pas la seule à rechercher des réponses : 61 % des décideurs métier et informatiques pensent que la valeur ajoutée affectera considérablement leur gestion fiscale dans les deux ans à venir.²

La TVA et les avantages imposables des collaborateurs sont des situations complexes, car les dépenses combinent à la fois l'utilisation personnelle et professionnelle (téléphones portables, par exemple). Il n'est pas simple de déterminer quelle part des dépenses revient au salarié et à l'entreprise.

Faute d'expertise dans ces deux tâches fiscales, les entreprises ont souvent du mal à identifier les dépenses éligibles car elles s'appuient sur des processus manuels ou sont tout simplement incapables de trouver l'information pertinente parmi les données dont elles disposent. En outre, le télétravail et le travail hybride – ainsi que la TVA – interviennent parfois dans différentes régions, ce qui implique de nombreuses administrations et structures fiscales. Sans compter les règles qui évoluent régulièrement. Tous ces facteurs introduisent un risque réglementaire, mais également une perte d'opportunités – et donc d'argent.

 Grâce à des technologies intelligentes, les solutions SAP Concur comme le service Concur Tax Assurance par Blue dot et le service Concur Benefits Assurance par Blue dot peuvent vous aider à relever vos problématiques fiscales et réduire les zones d'incertitude.

Concur Tax Assurance par Blue dot

Concur Tax Assurance identifie automatiquement les transactions éligibles des collaborateurs et enrichit les données avec les informations supplémentaires dont ont besoin les administrations pour la récupération des taxes. Les données des différentes dépenses sont compilées, puis vérifiées pour s'assurer qu'elles respectent les règles de récupération, tout en appliquant des règles spécifiques à chaque pays pour vous épargner cette tâche. Toutes les informations sont présentées dans un tableau de bord, ce qui vous permet de trier les dépenses par date et par division/entité. Le système distingue également les dépenses éligibles et non éligibles : vous pouvez ainsi piloter le comportement des voyageurs et augmenter le taux de récupération pour les prochains déplacements professionnels. Chaque mois, vous recevez une synthèse qui vous permet de rapprocher les dépenses, de les soumettre aux différentes administrations et de récupérer l'argent dû à l'entreprise.

Concur Benefits Assurance par Blue dot

Ce téléphone mobile est-il un avantage ou une dépense légitime, ou les deux ? Concur Benefits Assurance est un service numérique de bout en bout qui identifie les dépenses pouvant constituer des avantages sociaux imposables pour les collaborateurs. Basé sur une technologie intelligente, le système analyse et interprète les notes de frais pour catégoriser les dépenses et identifier les avantages imposables potentiels. Elle applique les taux (mis à jour continuellement) des différents sites, en fonction des exigences réglementaires internationales et des règles propres à votre entreprise – ou des règles prédéfinies sélectionnées. Le service fournit un tableau de bord dans lequel vous pouvez visualiser les dépenses marquées par pays, date, type de règle et d'autres facteurs. Vous distinguez clairement les dépenses imposables et non imposables, ainsi que les problèmes à examiner. Les rapports mensuels vous permettent de rapprocher les avantages avec la paie de vos collaborateurs, tout en restant en conformité.

Plus d'infos sur la conformité

• Lisez le « Guide des leaders financiers en matière de conformité fiscale » pour découvrir comment identifier les avantages imposables parmi vos dépenses, récupérer la TVA et d'autres taxes, et renforcer votre conformité à l'aide de solutions intelligentes.
• Découvrez les solutions Concur Tax Assurance et Concur Benefits Assistance et comment elles peuvent vous aider à prendre vos décisions fiscales en toute sérénité et en toute confiance.

1-2: IDC Info Snapshot sponsored by SAP Concur, Meeting the Challenge of Expense Management in a Hybrid Work Environment, doc n° US49971522,  mars 2023