Frais de déplacement
Quel processus pour autoriser un engagement de frais ?
Qui a autorisé cette demande ?
Le message peut être glaçant par email, ou précéder quelques éclats de voix entre deux couloirs. Il est, en tout cas, fréquent dans les organisations qui n'ont pas ou peu de procédures en place afin d'approuver, de contrôler et de surveiller les engagements de frais professionnels. Pour éviter ces situations gênantes, limiter la fraude, consolider le reporting financier et faciliter la gestion quotidienne des voyageurs, il est important de structurer la manière dont les engagements de frais sont organisés en interne. Pour ne pas partir de zéro, nous vous livrons quelques bonnes pratiques à mettre en place pour créer ou dépoussiérer vos processus de contrôle et d'autorisation.
Définir un niveau de formalisme
Avez-vous besoin de trois signatures et d'autant de validation pour acheter un billet de train ou pour payer un sandwich à un prestataire qui vient visiter une usine ? Probablement pas. Si les processus internes sont indispensables pour cadrer les choses, trop en avoir risque souvent de nuire à votre fonctionnement.
Une bonne pratique consiste donc à créer des catégories selon votre niveau de confiance et de la nature de la prestation, de la convention ou de la fourniture établie avec les organismes fournisseurs. La façon la plus simple de raisonner est de se baser sur le montant total. Vous pouvez donc définir un plafond en dessous duquel vos salariés, ou managers intermédiaires, peuvent prendre les décisions d'achat (par exemple 500 euros). Au-delà, vous pouvez demander une validation d'un responsable (par exemple pour les dépenses de 500 à 2000 euros). Pour les montants plus conséquents (par exemple, un voyage d'affaires qui dépasse les 2000 euros), ces derniers pourraient être approuvés par deux personnes différentes (le manager et le comptable par exemple) ou passer par un ordre de mission formel.
Avoir un ordre de mission
Un ordre de mission est un document qui formalise le départ en voyage professionnel d'un salarié. Techniquement, il s'agit d'un document contractuel qui autorise un collaborateur à se déplacer, et qui lui permet aussi de bénéficier des avantages dont il aurait profité en restant au bureau. Avec un ordre de mission en main, le salarié sera couvert en cas d'accident. C'est également un processus qui facilite la justification de la mission professionnelle pour le remboursement des notes de frais. S'il n'est pas obligatoire dans toutes les entreprises, en cas de contrôle de l'administration fiscale, l'ordre de mission constitue un formalisme qui n'est pas inutile. L’évolution des pratiques de travail et la modification des politiques internes exigent une détermination précise des modalités de déplacement en tenant compte de la totalité des implications financières.
L'ordre de mission peut être complété par le manager qui le soumet au salarié afin que celui-ci puisse estimer ses dépenses professionnelles. Au moment de rapprocher les données entre budget prévisionnel et budget réel, l'ordre de mission facilitera ainsi la gestion interne. Cela permet d’adhérer aux principes de responsabilité et de transparence financière. S'ils étaient auparavant au format papier, aujourd'hui, un ordre de mission peut être aussi simple qu'un e-mail généré automatiquement depuis une plateforme de gestion professionnelle, ou un fichier PDF qui récapitule toutes les informations nécessaires au voyage. Cela permet à l'employeur de rattacher clairement une dépense avec un déplacement, et d'être plus transparent sur les engagements de frais à venir.
Mettre à jour votre politique interne
La politique interne, c'est le document qui récapitule tous les droits et devoirs des salariés en matière de voyage professionnel. Sa longueur et sa complexité dépendent des situations des entreprises, de leur marché et de leur organisation. Un grand groupe qui travaille dans l'aéronautique où la défense aura logiquement des règles plus strictes et détaillées qu'une petite entreprise de vingt salariés qui se connaissent tous.
La politique interne fixe les règles des déplacements. C'est elle qui confirme les plafonds des dépenses, les modalités de remboursement et la manière dont les demandes doivent être formulées. La mettre à jour régulièrement est toujours une bonne idée pour s'assurer de sa pertinence et mettre à jour ses processus internes.
Dans le cadre de la mise à jour de votre politique interne, il est également crucial d’aborder la question de la négociation avec vos fournisseurs de voyage. L’acquisition de partenariats stratégiques peuvent entraîner des économies significatives sur les coûts à long terme. Cette démarche est essentielle pour répondre aux exigences évolutives de votre entreprise en matière de déplacements professionnels et pour renforcer la relation avec vos fournisseurs.
En outre, il est important de définir clairement dans votre politique interne les types de dépenses qui sont admissibles au remboursement. Ceci doit se faire en tenant compte de la réglementation en vigueur et de l’absence de directives explicites pour certaines catégories de dépenses. Par exemple, la question de savoir si les collaborateurs peuvent inclure l’alcool en note de frais nécessite une réflexion spécifique.
Documenter toutes les autorisations internes
En entreprise, comme ailleurs, les mots s'envolent et les écrits restent.
Il n'est pas recommandé de se contenter d'un accord verbal obtenu entre deux portes. Pour éviter les autorisations officielles en papier que l'on doit scanner, organiser et archiver, ou les multiples échanges par email avec d'innombrables réponses et transferts, il faut se doter d'un outil professionnel capable de faire ce travail à la place des salariés.
Avec une plateforme de gestion des frais professionnels, les procédures offline sont intégrées dans un monde online. Chaque validation intermédiaire s'obtient facilement grâce à un système de notification, et toutes les interactions sont datées et documentées. Une application de ce type permet de responsabiliser efficacement toutes les parties prenantes de la chaîne d'achat, du salarié au manager, en passant par le service comptable. Pour éviter le redressement des notes de frais par l’URSSAF, il est essentiel de s’assurer que chaque dépense est justifiée, approuvée et correctement documentée. Cette rigueur dans la gestion des notes de frais permet non seulement d’éviter les erreurs ou les abus, mais également de garantir la conformité avec les réglementations fiscales en vigueur. L’absence d’une documentation adéquate, les entreprises s’exposent au risque de redressement de l’URSSAF.
Tous les processus ne ralentissent pas la marche de l'entreprise. La plupart sont même indispensables pour accompagner l'organisation dans son développement et dans sa transformation digitale. Il faut alors trouver le bon équilibre entre objectif de conformité et opérationnalité, pour simplifier les déplacements professionnels tout en apportant un maximum de flexibilité aux utilisateurs. Cela implique d’avoir une attention particulière à l’égard des besoins et des attentes de ces derniers.