Comment limiter les notes de frais de mes collaborateurs ?

Les notes de frais sont indispensables au bon fonctionnement de toute entreprise, mais elles peuvent s'avérer coûteuses si rien n'est fait pour les limiter, ou au moins les encadrer. Le but n'est pas, bien sûr, d'interdire vos collaborateurs de produire des notes de frais, mais de mettre en œuvre des bonnes pratiques afin de limiter leur impact sur votre trésorerie. Une approche qui passe par une responsabilisation des usagers et une structuration de votre politique interne afin de faire en sorte que vos notes de frais vous coûtent moins chères à produire et à traiter.

Lancez un audit sur vos notes de frais

Avant de prendre une décision ou d'imposer une restriction, il faut déjà faire un diagnostic complet pour savoir quels sont le contexte et les usages. En effet, les notes de frais peuvent varier d'une entreprise à l'autre, selon les métiers, les secteurs d'activité et les besoins de déplacement. Les collaborateurs d'une entreprise qui produit des logiciels en mode SaaS seront moins sur la route que les commerciaux qui travaillent pour la grande distribution par exemple.

La qualité de votre analyse dépendra de votre capacité à pouvoir accéder à l'information. Si tout est centralisé dans un outil de gestion, ce sera rapide. Si, au contraire, les données sont atomisées au sein de multiples logiciels, bases de données et tableurs Excel, cela vous prendra plus de temps, et soulignera aussi la nécessité de réorganiser ces processus pour une plus grande visibilité.

Prenez le temps d'analyser la répartition des dépenses par grande catégorie (hôtel, restaurant, transport, etc.) afin d'évaluer le coût moyen et médian des notes de frais par personne. Cela permet aussi d'identifier les écarts qui peuvent être déraisonnables.

Une analyse statistique donne ainsi un cadre pour identifier et corriger les excès potentiels, ainsi que les habitudes de dépenses des collaborateurs.

Sur les 6 ou 12 derniers mois, vous savez à présent combien de personnes ont soumis des notes de frais, quels sont le montant moyen et médian, le montant total et le montant réparti par catégorie, etc. Autant d'indicateurs précieux pour une analyse pertinente.

Vérifiez votre politique de notes de frais

La seconde étape consiste à se plonger dans votre politique de note de frais. C'est un document maître qui réglemente et cadre la gestion des notes de frais, de la demande au remboursement en passant par la validation et les éventuels plafonds.

Cette politique peut être inexistante, inconnue des salariés ou obsolète. À partir du moment où les règles ne sont pas écrites, connues et partagées, il n'y a pas de raison que les collaborateurs les suivent. Une politique de notes de frais peut ainsi varier selon les entreprises. Certaines font confiance et donnent simplement un cadre global, misant avant tout sur l'intelligence collective, quand d'autres imposent des règles très strictes. Dans tous les cas, ce document doit exister et être connu, car c'est lui qui peut contribuer à limiter les notes de frais de vos collaborateurs.

Fixez des plafonds

Repas au restaurant, location de voiture, remboursement de frais kilométriques, hôtels… chaque dépense devrait être normée.

Imposer des plafonds donne de la visibilité. Vous savez ainsi précisément que l'entreprise ne déboursera jamais plus de 20 euros par repas, par exemple, et 100 euros par nuit d'hôtel. C'est une bonne pratique qui limite les risques d'excès et de problèmes éventuels en cas de contrôle par l'administration fiscale.

Les plafonds ne concernent pas uniquement le montant des dépenses. Vous pouvez aussi limiter les modèles des voitures de location (en puissance ou en taille) et imposer un plafond aux kilomètres parcourus avec les voitures personnelles des collaborateurs. En effet, à partir d'un certain niveau, il devient plus avantageux pour l'entreprise de se doter d'un véhicule de fonction plutôt que de rembourser les notes de frais kilométriques à fond perdu.

Il est, bien sûr, essentiel de communiquer à l'avance avec vos collaborateurs sur le sujet, en particulier si ces plafonds étaient inexistants dans le passé.

Responsabilisez vos managers

Ils doivent être pleinement intégrés dans le processus de rationalisation des notes de frais. Le but est d'éviter qu'ils acceptent ou valident une demande sans y prêter attention. Que ce soit par habitude ou par excès de confiance, certains managers peuvent être amenés à valider par défaut toutes les notes de frais ou les demandes présentées.

Ne faites pas d'exception : si un manager laisse passer une note de frais non conforme, il a aussi sa part de responsabilité.

Nouez un partenariat avec un prestataire externe

À partir de votre diagnostic, vous savez quelles sont les grandes catégories de dépenses qui vous coûtent le plus cher. C'est donc le moment de rationaliser vos dépenses. Pour cela, il peut être utile de créer des partenariats avec des prestataires externes afin de négocier les meilleurs prix possible, voire l'exclusivité sur certains postes de dépenses. Qu'il s'agisse d'une agence de voyages, d'un loueur de voitures, d'une chaîne de restaurant ou d'hôtels, une simple réduction de 5 ou 10% peut avoir un impact significatif sur le volume global.

Limiter les notes de frais des collaborateurs permet de gérer son activité de manière plus responsable. L'argent économisé pourra ainsi être investi dans la rationalisation et la digitalisation des processus internes afin de gagner du temps, de l'énergie et de la productivité au quotidien.

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