Qu’est-ce que la valeur actuelle nette ?
Quand on parle de valeur actuelle nette (VAN), on pense aussitôt à des notions financières, d'investissement, de cash flow, de banques et d'assurances. C'est vrai, mais la VAN est un indicateur très intéressant pour les organisations qui souhaitent avoir une approche plus rationnelle sur la mesure et le contrôle du retour sur investissement d'un projet. On utilise la VAN en matière de financement des entreprises, mais également pour de nombreux autres projets visant à simplifier un processus, optimiser une approche ou avoir une vision claire sur une stratégie nouvelle.
Analyser la gestion des voyages professionnels et des notes de frais à travers le prisme de la VAN prend alors tout son sens.
La valeur actuelle nette : pour calculer la rentabilité d'un investissement
On calcule la VAN avec la formule suivante : ⨊ [P/ (1+i)t)]– C, dans laquelle P représente la période du flux de trésorerie, i le taux d’actualisation, t le nombre de périodes et C l’investissement initial.
Prenons un exemple :
- Investissement initial : c'est le montant que coûte votre investissement. Par exemple, 1000 €.
- Nombre de périodes : c'est l'unité de temps qui sert à calculer la pertinence de l'investissement. par exemple : 3 ans.
- Le flux de trésorerie : c'est le montant d'argent gagné ou économisé en raison de l'investissement sur chaque période. Ces montants peuvent être des valeurs précises ou des estimations. Par exemple 250 €.
- Le taux d'actualisation : c'est ce que rapporterait votre argent s'il n'était pas investi dans votre projet. Il pourrait être placé dans un compte rémunéré ou investi en bourse par exemple. On peut ici supposer un taux de placement de l'ordre de 3%.
Année 1 : 250 / (1+0,03)1 = 250 / 1,03 = 242,72
Année 2 : 250 / (1+0,03)2 = 250 / 1,061 = 235,63
Année 3 : 250 / (1+0,03)3 = 250 / 1,093 = 228,73
VAN = 1000 - (242,72+235,63+228,73) = 1000-707,08 = 292,92
Si la valeur actuelle nette est positive, votre projet sera plus profitable que l’investissement de référence. D'un point de vue strictement financier, c'est donc un bon investissement. À l'inverse, si la VAN est négative, le projet n'est pas assez rentable.
Si cet exemple est volontairement simplifié, il ne faut pas sous-estimer tous les coûts indirects et parfois masqués dans le calcul de la VAN. C'est, par exemple, le temps de formation, de maintenance, de mise à jour, la perte de productivité, l'impact sur l'efficacité de l'organisation, etc.
Pourquoi parler de valeur actuelle nette en matière de gestion de frais professionnels ?
Optimiser la gestion de ses notes de frais est un investissement en soi. Lorsqu'elles sont gérées à la main ou avec des processus non centralisés (format papier, fichier Excel ou PDF, transmission par courrier interne, etc.), les notes de frais coûtent beaucoup d'argent à une organisation. Prenons un autre exemple : si un collaborateur prend 3 heures par mois pour créer et soumettre ses notes de frais, son manager peut prendre 30 minutes pour les contrôler et les valider. Le comptable va prendre 1 heure pour les vérifier et les intégrer dans le système financier. Au total, c'est donc une perte sèche de 4h30 de temps productif pour un seul salarié en déplacement. Multipliez ce temps par le nombre de collaborateurs, et vous obtiendrez rapidement une somme conséquente en alignant les salaires avec ce temps perdu. Sans compter qu'il faut aussi intégrer dans le calcul les problèmes techniques, de maintenance, les départs des salariés qui emportent avec eux la mémoire corporate et le traitement technique, etc.
Parce que la gestion des notes de frais est une tâche qui est intégrée dans l'activité quotidienne de votre organisation, il est souvent facile de perdre de vue son coût réel. Et plus le temps passe, plus le nombre de déplacements augmente, et plus chaque étape devient coûteuse.
À l'inverse, si vous décidez d'investir dans une plateforme de gestion des frais professionnels, celle-ci a un coût mensuel ou annuel, mais l'argent qu'elle va vous faire gagner pourrait se calculer grâce à la VAN. Diviser par deux ou trois le temps passé par vos collaborateurs sur les notes de frais vous fait gagner du temps de travail, et participe aussi à une meilleure expérience pour les employés. Une satisfaction qui ne rentre pas dans le calcul de la VAN, mais qui est pourtant cruciale en matière de fidélisation de vos talents et qui cultive une image positive pour votre organisation.