Contrôle des coûts de l’entreprise
Comment renégocier avec mes fournisseurs voyages ?
Vous avez vos fournisseurs, vous leur faites confiance, et tout se passe bien. Pourtant, comment savoir si vous payez toujours le prix juste par rapport aux prestations que vous achetez ? Comment savoir si le volume de transactions est significatif pour renégocier une offre nouvelle ou adapter vos besoins ?
Parfois, il est utile de sortir de sa zone de confort. Que ce soit pour les clients ou pour les fournisseurs voyages. Or, avoir suffisamment de recul pour prendre les bonnes décisions nécessite de disposer des bonnes données. C'est le prérequis indispensable pour une relation de confiance entre une entreprise et ses fournisseurs. Explications.
Première étape : réunir ses données
Selon votre organisation, cette étape peut être très fastidieuse ou très simple. Le but est de savoir quel est votre budget voyage annuel et comment est-il ventilé par catégorie et par fournisseur. Pour y parvenir, il faut parfois aller à la pêche aux informations. Par exemple, comment s'assurer que les fournisseurs soient bien identifiés de manière unique dans une base de données interne ? Si vos collaborateurs achètent un vol Air France sur le site officiel de la compagnie, est-il référencé de la même manière qu'un vol acheté dans une agence de voyages ou via un comparateur de prix ?
Ces questions sont importantes à trancher, car de mauvaises données fournisseurs peuvent engendrer de mauvaises analyses.
Réunir des données financières peut donc prendre du temps, car il est fréquent que l'information interne soit fragmentée entre les services et les outils (par exemple le logiciel comptable, le logiciel des achats, les relevés de cartes bancaires, etc.). Pour bien les gérer, une solution cloud de centralisation des dépenses facilite grandement les choses. Si elle n'existe pas, cette étape aura toutefois le mérite de mettre à jour des bonnes pratiques et des processus internes pour travailler plus efficacement.
Deuxième étape : auditer ses dépenses
Une fois que vous avez toutes vos données dans un tableur Excel ou une base de données, il faut identifier les postes de dépenses les plus importants. En général, ce sont communément les postes de transport (avion, train, taxi, véhicules de location, etc.) et d'hébergement (hôtels, AirBnB, etc.) qui coûtent le plus cher. Il faut ensuite analyser les trajets les plus fréquents ou les lieux les plus visités. Si vous rendez fréquemment visite à un client toujours au même endroit, il sera plus facile de négocier un tarif préférentiel avec l'hôtel et le restaurant dans lesquels vous avez l'habitude d'aller.
C'est la même chose pour les vols intérieurs ou internationaux. Si vos collaborateurs se déplacent régulièrement dans les mêmes endroits, auditer vos dépenses vous permet d'avoir une vision globale sur les moyens de déplacements, les fréquences et les durées. Créer une relation privilégiée entre une entreprise et une compagnie aérienne permet ainsi d'obtenir de meilleurs prix et de meilleurs services afin de voyager - et donc de travailler - plus efficacement. Pour en profiter, vous n'avez d'ailleurs pas forcément besoin d'avoir un volume considérable pour choisir sagement un nombre réduit de prestataires capables de vous offrir les meilleures offres.
Troisième étape : (re)négocier avec ses fournisseurs
Vous avez deux options : rencontrer vos prestataires existants afin de mettre à jour vos besoins, et la liste des prix qui va avec, ou aller chercher d'autres fournisseurs avec lesquels vous pourriez travailler.
Cette troisième étape a pour objectif de constituer une liste blanche de fournisseurs privilégiés et autorisés. En encourageant le regroupement des dépenses auprès d'un nombre réduit de fournisseurs dans le cadre d'une négociation stricte, vous rationalisez vos dépenses et gagnez du temps. Vous n'avez ainsi plus besoin de comparer, vérifier et chercher le bon fournisseur. Si ce travail préparatoire est bien fait, il sera sur votre liste.
Ensuite, il ne reste plus qu'à demander à vos collaborateurs de privilégier ces entreprises en mettant à jour votre politique interne. Quant à savoir si vous devez encourager vos salariés ou les obliger, la réponse vous appartient et dépend aussi des termes négociés avec vos fournisseurs.
Quatrième étape : disposer du bon outil pour mieux cadrer vos dépenses
Une application métier de gestion des frais professionnels constitue aujourd'hui un outil indispensable. Vos collaborateurs pourront ainsi réserver leur voyage à partir d'un smartphone ou d'un espace sécurisé en ligne, avec uniquement les fournisseurs privilégiés qui correspondent à votre politique interne. Vous limitez les risques de fraude ou de dépenses non conformes, tout en facilitant la vie des voyageurs, des managers qui doivent valider les demandes, et du service comptable qui coordonne les achats.
Il sera aussi plus facile de faire des analyses chiffrées et d'ajuster chaque année les partenariats avec ses fournisseurs.
Renégocier avec ses fournisseurs voyages apporte une crédibilité à l'entreprise. C'est un gage de sérieux et de professionnalisme pour mieux contrôler ses dépenses. Pour y parvenir, il faut prendre le temps de s'équiper des bonnes données et du bon outil pour accélérer la renégociation.