Désormais Concur fait partie de SAP.

Une étude menée auprès des voyageurs d’affaires français révèle des marges de progression dans l’existence d'une politique voyages

Pour seulement 61% des voyageurs français les dépenses liées aux déplacements d'affaires sont systématiquement définies dans le cadre d'une "politique voyages" de leur organisation

Paris, le 26 mars 2013 – Alors que l’on enregistre une stagnation des budgets consacrés aux voyages d’affaires des organisations de 2011 à 2012, une étude réalisée par le Cabinet Raffour Interactif pour le compte de Concur, sur les nouveaux comportements des voyageurs d’affaires français, révèle que pour 61% des voyageurs interrogés, leurs dépenses liées aux déplacements d'affaires sont systématiquement définies dans le cadre d'une "politique voyages". Ils sont 24 % supplémentaires à bénéficier d’une latitude leur permettant de sortir de la politique voyages définie et 15 % à reconnaître que le prix n’est pas une contrainte et qu’ils décident eux-mêmes du budget.

Un budget "voyages d'affaires" 2012 quasi-identique à 2011

Si l’on considère les dépenses liées au transport, à l’hébergement, à la restauration et les coûts annexes, 60% des voyageurs interrogés ont déclaré que les montants des dépenses sur 2012 sont restés équivalents à ceux de 2011. Ils sont néanmoins 19% à déclarer que les budgets ont progressé en 2012.

« Les solutions automatisées de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais permettent d’aider les entreprises à mieux contrôler les dépenses et à tirer pleinement parti de budgets limités. Par exemple, la solution de réservation en ligne de Concur, Concur Travel, permet de sélectionner des offres conformes à la politique de réservation de l’entreprise, d’optimiser les achats et de veiller à la bonne application des politiques voyages, permettant ainsi d’obtenir jusqu’à 20%2 d’économie sur le budget voyage », explique Pierre-Emmanuel Tétaz, Vice President, Product Management & Strategy, Travel de Concur.

Les politiques voyages sont moins présentes dans les organisations de moindre taille

L'étude montre clairement la corrélation entre la taille de l’organisation et l'existence d'une politique voyages. Plus l’effectif de l’organisation est grand, plus les règles de dépenses sont définies par une politique voyages. Ainsi, 69 % des voyageurs d'affaires qui travaillent pour une organisation de plus de 1000 salariés déclarent que leurs dépenses voyages sont définies par une politique voyages, contre seulement 27 % des voyageurs d'affaires qui travaillent dans une organisation de moins de 100 salariés.

Le contrôle des dépenses est un des premiers leviers de maîtrise des coûts dans les entreprises. Qu’il s’agisse de la gestion des notes de frais ou de la réservation des déplacements professionnels, les solutions Travel & Expense de Concur permettent aux entreprises de réduire de plus de 50 %2 les frais inhérents à ces transactions par rapport aux entreprises n’ayant pas automatisé leurs processus. Les règles définies par les politiques voyages de l’entreprise sont en effet intégrées à la solution. Cette dernière peut alors émettre des alertes lorsqu’une transaction est non conforme aux politiques de dépenses de l’entreprise.

Un voyageur d’affaires sur deux prépare lui-même ses déplacements professionnels

Les organisations font confiance à leurs employés pour la gestion des voyages d’affaires. Selon l’étude, c’est en effet un voyageur d'affaires sur deux qui affirme préparer lui-même ses déplacements professionnels "tout le temps" (choix des prestations, réservations…) plus 15% de "temps en temps". Par ailleurs, 56% des voyageurs apprennent dans les 15 derniers jours s'ils ont une mission ou un déplacement à mener.

Mais si les organisations confient de plus en plus à leurs salariés la responsabilité d’organiser leurs voyages d'affaires, elles ne leur fournissent pas toujours les outils nécessaires ni les politiques voyages qui faciliteraient à la fois les usages et le contrôle conduisant à l’optimisation du budget global. Une étude récente d’Aberdeen Group2  a ainsi révélé que tandis que les dépenses liées aux voyages comptent entre 8 % et 12% du budget total d'une entreprise, 22 % de ces dépenses sont non conformes aux politiques voyages.

« Les organisations s’en remettent davantage à leurs employés pour réserver leur propre voyage professionnel. Leurs fournir un outil en libre-service capable de gérer de bout en bout les déplacements professionnels et les notes de frais, et accessible sur le web ou leur smartphone via une application mobile est essentiel. L’ensemble du processus, de la préparation du voyage jusqu’au remboursement des notes de frais, doit pouvoir être intégré dans le système des déplacements professionnels et des notes de frais. Les employés peuvent réserver plus rapidement et plus facilement leurs voyages et gérer leurs déplacements avec plus de souplesse. Les responsables achat ou financier obtiennent les données et la visibilité pour mieux gérer les politiques voyages et les coûts », affirme Pierre-Emmanuel Tétaz, Vice President, Product Management & Strategy, Travel de Concur.

Vous trouverez plus d’informations en consultant notre infographie, accessible par le lien suivant: infographie

1 Etude conduite par le Cabinet d'études Raffour Interactif, spécialisé dans le secteur du tourisme. Le terrain s'est déroulé de mai à novembre 2012 auprès de 400 voyageurs d’affaires interrogés sur leurs nouveaux comportements lors de leurs déplacements d'affaires.  L'échantillon a été créé selon la taille de leur organisme, leur secteur d'activité, leur région, leur nombre de voyages, France entière.
2 Rapport Aberdeen group - mars 2011.