Deuxièmes Rencontres annuelles du Travel Management - Paris 9ème , le 28 mai 2015

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L'équipe de Concur est heureuse de vous inviter à cette  cette journée où experts et professionnels du secteur échangeront sur les principaux enjeux de votre fonction (Flexibilité, Contrôle global des dépenses, Technologie et Mobilité, ...).

A 11h15, rejoignez le débat "Open booking : phénomène de mode ou réalité d’entreprise ?" avec Concur, Travel Planet, TaxiG7 et MorningCroissant.

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08h30/09h15 - Petit-déjeuner d'acceuil

09h15/10h45 Module 1 - Les nouveaux défis du Travel Manager

Le paysage du voyage d’affaires évolue avec les profils des acteurs concernés. Les nouvelles attentes des Business Travelers impliquent une révision de la gestion de leurs déplacements. La tendance des entreprises à l’externalisation, encouragée par la crise économique, paraît transformer les fonctions et prérogatives des Travel Managers.
Dans un contexte en évolution, le métier de gestionnaire du voyage d’affaires est nécessairement amené à s’adapter… pour ne pas disparaître.

• Keynote - Voyageurs « nouvelle génération » : décryptage. 
  La génération Y constitue le vivier des voyageurs « nouvelle génération ». Alors qu’il n’a jamais été aussi facile de réserver un trajet depuis son téléphone, comment favoriser le respect de la politique Travel par ces voyageurs d’affaires hyper-connectés et autonomes, préférant souvent réserver leurs déplacements professionnels comme ils planifient leurs vacances, parfois au détriment des politiques corporate? Quels sont les nouveaux enjeux pour intégrer ce nouveau profil de collaborateurs ?
   
• Table ronde - Externalisation du voyage d’affaires : et le Travel Manager dans tout ça ?
  De nombreuses entreprises, pour se concentrer sur leur cœur de métier, font le choix d’externaliser leurs fonctions supports et de recourir aux services proposés par les TMC (Travel Management Company). S’il abandonne ses fonctions opérationnelles, le Travel Manager doit, de plus en plus, maîtriser les problématiques multiples soulevées par les voyages au sein de l’entreprise, et être capable de gérer la mobilité de façon transversale, pour établir une politique Travel adaptée. Alors que les premiers bilans mettent en lumière les limites de l’externalisation, le rôle du Travel Manager, autant que son évolution, restent capitaux.

10h45/11h45 - Pause et networking dans l'espace partenaires

11h15/12h45 Module 2 - Mobilité et indépendance du voyageur d’affaires : risques et solutions

A l’heure où le voyageur professionnel rêve d’indépendance et de liberté de choix, le suivi et le contrôle des collaborateurs devient un enjeu majeur du Travel Management. Comment parvenir à intégrer les nouvelles pratiques des professionnels en déplacement dans la gestion du Voyage d’affaires, tant en termes de coûts que de sécurité ?

• Table ronde - Open booking : phénomène de mode ou réalité d’entreprise ?
  Depuis quelques années, les voyageurs professionnels aiment réserver leurs déplacements comme ils planifient leurs vacances, parfois au détriment des politiques voyages. Ce phénomène d’«open booking» fait couler beaucoup d’encre, les gestionnaires de voyages y voyant le risque de perte de contrôle des dépenses et d'une maîtrise satisfaisante de la sécurité des voyageurs en déplacement professionnel.. Après de nombreux débats plus ou moins fructueux, il est temps de faire le bilan : Quel est l’impact réel de l’«open booking» sur la gestion du voyage d’affaires ? Les solutions technologiques développées permettront-elles de répondre aux objectifs des Travel Managers ? Pour aller de l’avant, il faut déceler la part de mythe qui alimente les inquiétudes actuelles vis-à-vis de l’open booking.
   
• Expertise - Quelles innovations pour garantir la sécurité des voyageurs ?
  Les nouvelles promesses de croissances offertes par les pays émergents, poussent les entreprises à envoyer leurs collaborateurs dans des zones dîtes sensibles. Formation, information, localisation, communication, autant d’enjeux capitaux pour le Travel Manager, dont le métier est aussi de gérer les risques liés au voyage (zones de conflits, catastrophes naturelles,..). Alors que les dangers semblent se multiplier dans le monde, quels dispositifs mettre en place pour garder le contact et assurer au mieux la sécurité des collaborateurs en voyage ?

12h45/14h00  - Cocktail déjeunatoire dans l'espace partenaires

14h00/15h00 Module 3 - Low-cost, économie collaborative,… : bilan et conséquences sur la travel policy?

• Table ronde - Choix du voyageur et gestion des coûts : quelle flexibilité de la politique voyages ?
  Aux cotés des traditionnelles classes affaires, les alternatives à moindre coûts font flores : compagnies low-cost, entreprises de l’économie collaborative,…  Ces nouveaux acteurs,  plus économiques et qui séduisent de plus en plus de voyageurs,  posent questions au Travel Manager, pour qui laisser le choix aux collaborateurs revient à perdre le contrôle des dépenses. Alors quelle liberté laisser aux voyageurs ? A quel point est-il possible, et souhaitable, d’assouplir la politique voyages ?

15h00/15h30 - Pause et networking dans l'espace partenaires

15h30/17h00 Module 4 - Les informations voyages, enjeux cruciaux au cœur d’un écosystème complexe

La remontée et le traitement des informations détenues par les divers acteurs de l’écosystème du voyage d’affaires sont essentiels pour gérer au mieux l’ensemble des coûts liés à la mobilité. Faciliter l’obtention de ces informations nécessaires à une prise de décision plus rationnelle impliquera nécessairement une évolution des relations du Travel Manager en direction des services internes comme des interlocuteurs externes.

• Table ronde - Transparence et accessibilité  : les nouveaux défis de la relation fournisseurs-clients
  Si la transparence et l’accès aux données comptent parmi les priorités des Travel Managers* pour suivre les dépenses liées aux déplacements et décider de leur répartition, la récupération et l’exploitation des informations détenues par les fournisseurs s’avèrent parfois complexes. Pourquoi les fournisseurs freinent-ils l’accès à ces données ? Au regard de ces enjeux cruciaux pour la fonction du Travel manager, quels sont les points d’optimisation de la relation fournisseurs-clients ?
  * Selon le Baromètre pan-européen du voyage d’affaires d’American Express Global Business Travel 2015 réalisée par l’institut Concomitance.
   
• Expertise -  Du Travel au Mobility Management : ou comment favoriser les échanges et la collaboration des services
  Des voyages aux trajets quotidiens, en passant par les réunions hors locaux, la mission du Mobility Manager (telle qu’elle est définie par l’AFTM dans son Livre Blanc - édition 2014) est de gérer les problématiques de mobilité de l’entreprise. Fonction plus large que celle attribuée au Travel Manager, elle implique une approche plus transversale des enjeux de mobilité et la mise en place d’un management collaboratif où les différents services de l’entreprise concernés puissent communiquer. Comment favoriser les échanges et la collaboration des services ? Quel impact de cette vision d’ensemble pour le Travel Manager ? Quelle pérennité pour le métier, à l’heure de la naissance d’une fonction au périmètre plus étendu ?

17h00 - Fin de la journée