Les trois technologies qui ont aidé les entreprises à affronter la pandémie de COVID-19

La COVID-19 a engendré de grandes incertitudes économiques, politiques et sociales. Pour beaucoup, le virus a eu pour effet d’accroître le sentiment de doute et les perturbations du quotidien.

Les entreprises n’ont pas été épargnées non plus par la pandémie, qui a véritablement bouleversé les méthodes de travail. Elle a engendré de nouvelles problématiques et forcé les effectifs à s’adapter à des conditions inédites, auxquelles ils n’étaient pas préparés.

Mais la crise sanitaire a aussi poussé de nombreuses compagnies à se tourner vers les nouvelles technologies. S’il y a une chose à retenir de cette période, c’est que les entreprises sont capables de prendre des mesures radicales lorsqu’elles sont au pied du mur, et notamment de déployer des technologies digitales pour soutenir leur activité en cas de circonstances imprévues.  

Cet article met en lumière trois progrès technologiques qui ont aidé les entreprises à tenir le cap pendant la pandémie. Comme nombre d’entre elles le réalisent maintenant, ces nouveaux outils jouent un rôle essentiel dans la rationalisation des processus et l’automatisation de certaines tâches. Et avec la généralisation du télétravail, ils ne sont pas près de disparaître.

L’adoption du Cloud et l’automatisation

Le rôle de pilier de la transformation digitale joué par le cloud n’a pas changé depuis la pandémie. Son adoption s’est simplement accélérée pour s’adapter à l’explosion du volume de données à traiter. Selon Synergy Research Group, l’investissement dans le cloud est en hausse et n’a pas été freiné par la crise du coronavirus. Cette tendance est appelée à se poursuivre, l’adoption du travail à distance soulignant l’urgence de recourir à des services technologiques évolutifs, sûrs, fiables, économiques et délocalisés. D’ailleurs, malgré l’inévitable récession économique provoqué par la pandémie, l’investissement dans le cloud devrait augmenter de 19 % sur l’année, alors même que l’ensemble des dépenses informatiques devraient chuter de 8 %, selon l’analyste sectoriel Gartner.

Si l’adoption des solutions Cloud suit une progression constante depuis deux ou trois ans, celles-ci attirent désormais pour leurs capacités d’utilisation à la demande de ressources IT, notamment pour le stockage des données, la puissance de traitement et les applications accessibles via Internet et facturées à l’utilisation. Concrètement, toutes les stratégies digitales essentielles sur le lieu de travail s’appuient désormais sur le cloud. Les entreprises soucieuses de gagner en productivité, de réduire les erreurs au sein de leurs systèmes et de proposer une meilleure expérience à leurs collaborateurs se tournent progressivement vers des outils et services d’automatisation dans le Cloud. Par exemple, le cloud a permis d’adopter un système de gestion des dépenses 100 % virtuel, qui simplifie les processus financiers du back-office et élimine le besoin de présenter des notes de frais en personne. Cette technologie a contribué à automatiser et simplifié les tâches fastidieuses et manuelles pour les collaborateurs, tout en permettant aux services financiers de se consacrer à des activités plus stratégiques. 

Intelligence artificielle : un atout majeur

L’intelligence artificielle (IA) bouleverse les méthodes de travail, le fonctionnement des entreprises et la transformation de secteurs d’activité entiers. Alors que les entreprises conservent des modèles hybrides de télétravail et s’attendent à d’autres perturbations potentielles en 2021 et au-delà, le rôle de l’IA dans l’environnement de travail va continuer à croître. De plus en plus d’entreprises s’appuient sur des algorithmes d’IA pour prendre plus rapidement des décisions étayées par une précision financière en temps réel, afin de répondre aux problématiques métier engendrées par la pandémie. Celles-ci incluent notamment la gestion des dépenses quasiment en temps réel pour optimiser la gestion budgétaire et la trésorerie, le renforcement de la conformité et l’élimination des erreurs, ou encore l’exécution de tâches obligatoires et l’augmentation de la rentabilité.

Dans le secteur des déplacements et frais professionnels, l’IA s’avère particulièrement utile pour analyser les données. Grâce à la nouvelle génération d’outils dédiés reposant sur l’IA, les professionnels du secteur peuvent analyser l’expérience de voyage et les comportements d’achat. Les outils d’intégration et diverses applications de l’IA peuvent interpréter les données et fournir aux entreprises de précieuses informations pour renforcer la conformité, identifier les économies potentielles, etc.

Avec l’IA, les entreprises peuvent aussi automatiser le traitement de volumes considérables de données et réduire les erreurs humaines. Ces avancées permettent en outre la mise en œuvre d’analyses prédictives, qui favorisent les mesures proactives dans le cadre du processus décisionnel. Par exemple, selon la nouvelle étude de SAP Concur sur le potentiel caché de la récupération de la TVA, les entreprises veulent faire en sorte de disposer des solutions et outils digitaux adéquats pour transférer en ligne les processus correspondants. Tournées vers l’avenir, les entreprises européennes commencent à récolter les fruits de l’utilisation de l’IA dans le cadre de la récupération de la TVA. En France, 36 % considèrent que les solutions optimisées par l’IA améliorent les données et le reporting, ce qui contribue à l’optimisation des dépenses, et 30 % anticipent une augmentation des montants récupérés grâce à l’IA.

Validation avant déplacement

Dans le cadre d’un effort général visant à préserver la sécurité du personnel et à transformer les politiques de déplacements et notes de frais, un nombre croissant d’entreprises vont mettre en œuvre un système de validation en amont. Typiquement, celui-ci permet aux collaborateurs de renseigner les informations essentielles d’une demande de déplacement : dates, heures, destinations, motifs, demandes d’avance, etc.

Toutes ces données aideront l’équipe chargée de la gestion des déplacements et le supérieur hiérarchique du collaborateur concerné à évaluer le caractère essentiel de la demande et à surveiller le personnel dans le cadre des obligations au titre du devoir de protection. Souvent, ces validations avant déplacement sont dictées par des impératifs de maîtrise des dépenses, mais à mesure que les différents pays du monde continuent de modifier les restrictions liées à la COVID-19, les validations avancées peuvent faciliter les programmes de sécurité des voyageurs.

Des technologies pour l’avenir

Si la pandémie de COVID-19 a eu un impact sans précédent sur bon nombre d’entreprises, l’utilisation avisée de la technologie offre un moyen de surmonter les défis actuels et futurs. Du soutien des effectifs en télétravail à la gestion de la conformité et de la trésorerie, en passant par les obligations dans le cadre du devoir de protection, la technologie peut aider les entreprises et leurs collaborateurs à bien des égards, aujourd’hui et une fois la pandémie terminée.