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Gestion des ordres de mission

Une solution simple, rapide et automatisée pour vous assurer de la nécessité de la mission et de son principe avant l'émission des billets.

Contrôle et validation d'une mission en amont de la réservation

L'ordre de mission est l'étape initiale d'un déplacement professionnel : en amont du voyage, avant l'émission des billets, vous vous assurez de la nécessité de la mission et validez son principe pour éviter tout frais de mission inutiles.

Avec le module Gestion des Ordres de Mission Concur, cette étape est automatisée.

Le module Ordre de Mission Concur peut fonctionner seul, être intégré au module de réservation en ligne Concur, et /ou au module de gestion des notes de frais Concur.

La solution complète, dite End to End, vous donne la possibilité d'optimiser le processus complet de gestion des déplacements professionnels, de la préparation du voyage jusqu'au remboursement des notes de frais. C'est la solution la plus aboutie pour maîtriser et piloter vos politiques et vos coûts.

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Simplicité d'utilisation du module Gestion des Ordres de Mission

Pour les employés, créer un ordre de mission est simple et rapide :

  • Grâce à une connexion à vos systèmes et à votre agence de voyage, les données concernant le profil de l'utilisateur sont déjà enregistrées et automatiquement mises à jour en cas de changement.
  • L'utilisateur se connecte à son interface et saisit les détails de son déplacement.
  • L'ordre de mission est envoyé en validation
  • L'agence de voyage est alertée de la validation et procède à l'émission des billets.

Module Gestion des Ordres de mission intégré au module Réservation en ligne Concur

Cette intégration permet 2 scénarii pour l'émission des billets :

  • En cas de voyage complexe, l'agence de voyage est alertée et prend directement le relai pour finaliser le voyage (réservation dite " off line ")
  • En cas de voyage simple, le voyage est finalisé via l'outil de réservation en ligne (réservation dite " on line ").

Vous bénéficiez de 2 principaux avantages :

  • simplicité pour les collaborateurs qui utilisent le même point d’entrée que leur voyage soit complexe ou simple
  • réduction des frais d'agence, ceux-ci se limitant aux voyages les plus complexes, nécessitant son intervention " humaine ". Toutes les réservations en ligne bénéficient de frais réduits.

Module Gestion des Ordres de mission intégré au module Gestion des notes de frais Concur

Dans ce cas, les données de l'itinéraire sont automatiquement versées dans une note de frais qu'il ne reste plus qu'à compléter.

Le collaborateur gagne du temps, les risques d'erreurs sont limités et vous pouvez comparer ce qui a été prévu, ce qui a été acheté, et les montants demandés en remboursement.

La solution End to End Concur

Ordre de mission, Réservation en ligne et Notes de frais de mission ne font plus qu'un. L'information circule de façon fluide entre la réservation en ligne, la validation de la mission, l'émission des billets et la note de frais (frais d’hotel, frais de mission…).

Cette solution complète facilite la vie des collaborateurs nomades mais également le traitement par le back office. Elle vous assure une visibilité de bout en bout et une maîtrise du budget déplacements et frais professionnels.

  • Les collaborateurs gagnent du temps à chaque étape
  • Le processus est optimisé de bout en bout
  • Les coûts de traitement et les frais d'agence sont largement réduits
  • Votre visibilité est complète
  • Vous disposez de tableaux de bord et d'outils d'analyse pour piloter et optimiser vos budgets.