Contrôle des coûts de l’entreprise
Qu’est-ce que la conformité digitale ?
Avec l'avènement de la digitalisation des processus organisationnels, les entreprises se doivent d'être de plus en plus vigilantes sur la manière dont ceux-ci sont gérés. Les raisons sont nombreuses. La première est, bien sûr, pour obéir à la loi et aux réglementations locales en vigueur, en particulier si vous opérez dans plusieurs pays. Mais c'est également utile pour assurer une cohérence globale dans vos relations avec vos parties-prenantes et créer une expérience client à forte valeur ajoutée. Enfin, face à la multiplication des actes de piraterie numérique, il est essentiel de disposer de processus robustes pour savoir comment se défendre et riposter.
Toutes ces actions sont gérées par la fonction compliance. Et en matière d'innovation digitale, si les dirigeants veulent éviter les problèmes qui coûtent de plus en plus cher en termes financier et réputationnel, la conformité est indispensable. D'ailleurs, une étude du cabinet PwC a noté que le coût de la non-conformité est en moyenne 2,7 fois plus élevé que le coût de mise en place et de maintien de la conformité. Un rapport en augmentation de 45% par rapport à 2011.
La conformité est un sujet très vaste, car elle englobe toutes les interactions numériques internes ou externes, allant de la gestion de la donnée à l'intelligence artificielle, en passant par vos outils de marketing, de vente, de support et vos processus financiers, entre autres exemples.
Et s'il y a un sujet qui n'est pas en reste, c'est bien celui de la numérisation des notes de frais.
Conformité digitale : retour aux fondamentaux
La conformité est un processus indissociable de la transformation digitale des organisations. Elle est parfois gérée par plusieurs services différents (ce qui ne facilite d'ailleurs pas sa mise en place), mais dans beaucoup de grandes entreprises, la conformité est un service à part entière, à la croisée des chemins entre droit, RH et informatique.
La gestion de la conformité digitale, en particulier en matière de gestion des frais professionnels, est une assurance qualité qui permet aux dirigeants :
- De s'assurer que l'organisation respecte bien la loi.
- De mieux appréhender la gestion des risques à travers l’automatisation des processus de détection des anomalies.
- De ne pas craindre le prochain contrôle URSSAF grâce à la vigilance accrue sur les usages des moyens financiers.
- De savoir à tout moment où se trouve quelle donnée et pour quel usage, renforçant ainsi la relation de confiance avec les parties prenantes.
- De faire des stress-tests afin de développer une démarche d'amélioration continue, augmentant ainsi la productivité et l’efficacité opérationnelle.
- De faire monter en compétence ses équipes par des formations et des séminaires dédiés, adaptés aux différents secteurs d’activité.
- De créer de la valeur en repensant son organisation pour gagner en agilité et en efficacité en anticipant ainsi les sanctions potentielles pour non-conformité.
La conformité digitale en matière de numérisation des reçus et justificatifs
Depuis l’arrêté du 23 mai 2019, « fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L.243-16 du code de la Sécurité Sociale », il n'est plus nécessaire de garder les reçus papier pour justifier un voyage professionnel. Tout peut se faire de manière numérique. Pour être conforme à la loi, on parle alors de conversion à valeur probante qui nécessite :
- Une reproduction à l'identique : la copie doit être conforme à l'original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d'information.
- Un format unique : tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
- Un système de sécurité, de conformité ou d'horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.
Aborder la conformité dans le cadre des voyages d’affaires met en lumière les enjeux du business travel. Cela inclut la gestion efficace des frais de déplacement, le respect des politiques internes et réglementaires ainsi que la sécurité des informations sensibles. L’évolution des technologies et l’implication des différents acteurs soulignent ces enjeux, rendant indispensable une mise à jour continue des pratiques et des solutions utilisées. Ces défis soulignent l’importance d’une approche intégrée pour assurer la conformité et soutenir la stratégie globale de l’entreprise.
Si ces règles ne sont pas respectées, la numérisation est considérée comme non conforme. Et cette absence de conformité équivaut à une absence de justificatif. En cas de contrôle, et s'il est impossible de présenter l'original sous format papier, l'URSSAF pourra sanctionner l'entreprise. Pour éviter cette situation, il est important de s'équiper d'outils garantissant une conformité en phase avec les exigences établies par la loi. Il faut donc oublier la numérisation en utilisant l'application appareil-photo de son smartphone, et se doter d'une plateforme capable de transformer un document papier en fichier numérique conforme.
À noter que la conformité va même plus loin. En effet, dans la suite du processus de gestion des notes de frais, la question de l'archivage des reçus et la protection des données personnelles est critique. Il faut donc pouvoir mettre en place les bons mécanismes pour stocker et protéger les documents dans une solution digitale conforme au RGPD. Le but est aussi d'optimiser le stockage des documents, des fichiers, des données personnelles, et de mettre en place une politique claire en matière de cybersécurité. Cette démarche fait partie intégrante de la transformation digitale des entreprises, visant à améliorer leur gestion interne et leur conformité.
Parfois vue comme une contrainte, la conformité est, au contraire, un levier d'amélioration. C'est grâce à elle que l'on peut développer des processus internes plus aboutis et plus efficaces, tout en protégeant l'intégrité digitale de l'entreprise. Raison de plus pour choisir des outils qui placent la conformité digitale au cœur de leur fonctionnement.
Ces articles pourraient également vous intéresser :
- Comment vous assurer que votre copie numérique est fiable ?
- Le guide de l’archivage numérique !
- Qu’est-ce que la digitalisation à valeur probante ?
- Les erreurs à éviter lors de votre digitalisation de notes de frais
- Comment accroître la satisfaction de vos collaborateurs avec la numérisation de vos notes de frais?
- Quel est le processus pour digitaliser mes notes de frais ?
- Les avantages de la dématérialisation de notes de frais
- Combien de temps conserver un reçu de notes de frais ?
- URSSAF et dématérialisation de notes de frais : tout savoir sur la loi