Quels services proposer à mes collaborateurs durant leur voyage d’affaires ?

En général, partir en déplacement professionnel est apprécié par les collaborateurs. C'est un moment qui casse la routine quotidienne, et qui permet d'apprendre et de s'enrichir par les rencontres et les occasions d'apprentissage (conférences, colloques, salons, etc.). Toutefois, pour qu'un déplacement soit un bon moment, il doit être bien géré. Pour éviter de le transformer en cauchemar logistique, il est possible de proposer à vos salariés des services qui visent à faciliter leur voyage d'affaires.

Avant de partir : pour fluidifier et faciliter la réservation

Organiser un déplacement prend du temps, et ce n'est généralement pas un temps très productif. C'est pourquoi il existe des applications qui sont accessibles depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur, et qui permettent de gérer une réservation très facilement. À partir du lieu de rendez-vous ou de déplacement, l'application peut géolocaliser les hôtels avec des chambres disponibles, qui correspondent à la politique de l'entreprise, et qui sont proches ou faciles d'accès.

Pour le salarié, c'est un gain de temps important. Il n'a pas besoin de faire le tour des hôtels et des plateformes pour trouver l'offre idéale. Une fois l'hôtel réservé, la demande est automatiquement envoyée au supérieur hiérarchique qui peut valider d'un clic, et procéder au paiement de la commande avec la carte bancaire corporate. Tel que Accorhotels et AirbnbforWork. Ce qui fonctionne pour les hôtels fonctionne aussi pour les billets de train ou d'avion. Tout est simple, fluide et rapide pour les utilisateurs, pour qui organiser un déplacement devient alors un jeu d'enfant.

Une fois sur place : pour expérimenter le bleisure

Après avoir assisté à un événement, rencontré un client ou rendu visite à un sous-traitant, il est de plus en plus fréquent de pouvoir prolonger un déplacement professionnel à des fins personnelles. En général, cela vaut surtout pour les voyages à l'étranger ou les destinations attractives, comme les grandes métropoles ou les lieux touristiques. C'est ce qu'on appelle le bleisure, soit la contraction de "business"et de "leisure" (« loisir » en anglais). Il s'agit d'une façon de profiter de son déplacement professionnel pour découvrir la région, la ville, sa culture et son patrimoine.

Le bleisure peut être un service très utile à proposer à ses collaborateurs en encadrant les règles qui le régissent et en étant totalement transparent sur le sujet. En effet, si le bleisure ne coûte rien à l'entreprise, il est en revanche très utile pour renforcer l'engagement, la motivation et la performance des salariés. Permettre à vos collaborateurs de prendre du temps pour eux lors de déplacements professionnels est un avantage important. Ils sont plus autonomes, plus confiants et plus fidèles à l'entreprise. C'est aussi un moyen de ne pas mettre trop de pression sur des déplacements à l'étranger qui sont souvent intenses et stressants, en raison du changement culturel et du décalage horaire. Le bleisure avant ou après un déplacement permet au voyageur d'être plus serein et détendu afin de travailler dans les meilleures conditions.

Pour que le bleisure fonctionne bien, il faut être très clair et précis sur le sujet. La séparation entre les dépenses professionnelles et les dépenses engagées à titre privé doivent être limpides. D'autre part, la responsabilité de l’employeur doit être clarifiée, en particulier dans le cas où un problème surviendrait à un collaborateur le jour qui suit son déplacement, alors qu'il est resté sur place à titre personnel. Dans certains cas, l'entreprise accepte de prendre à sa charge l'extension des assurances liées au voyage, dans d'autres, c'est de la responsabilité unique du salarié, comme s'il était en vacances de son propre chef.

Enfin, dernier impact du bleisure : l'amélioration incontestable de votre marque employeur, l'acquisition et la rétention de talents, et même certains avantages économiques. En effet, les prix des transports fluctuant en permanence, un billet retour prévu un ou deux jours après un événement pourrait revenir moins cher.

Après le voyage : pour accélérer les remboursements

Entre les paiements en liquide, en devise dans les pays étrangers, ceux par carte bancaire corporate et ceux avec une carte personnelle, il peut être difficile de s'y retrouver. C'est pourquoi une application mobile de voyage permet aussi de se faire rembourser plus rapidement. Pour le collaborateur, il suffit d'une simple photo depuis son smartphone afin de créer une note de frais. Le système de reconnaissance permet d'extraire les données de la photo pour les intégrer au sein de l'application. Le salarié peut ainsi suivre le traitement de ses notes de frais en temps réel. Une démarche qui prend moins de trente secondes après un repas au restaurant, par exemple, et qui apporte un confort inégalé dans la gestion des déplacements professionnels.

 

Proposer des services optimisés pour les voyages d'affaires permet d'avoir des collaborateurs plus impliqués, plus motivés et plus sereins. Mieux : ce sont des services qui ne coûtent pas d'argent, et qui peuvent même en rapporter, en raison des économies de temps, et en rendant ses processus internes plus efficients pour mieux gérer les déplacements professionnels.

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