Les directions financières s’attaquent aux notes de frais

Concur aide les DAF avec les notes de frais

OPTION FINANCE - 25 JANV 2016 - ANNE DEL POZO

"Après avoir réduit les dépenses directes liées aux voyages d’affaires, les entreprises focalisent aujourd’hui leur attention sur les coûts indirects, en tête desquels les notes de frais, qui génèrent des frais de traitement significatifs. Un chantier qui passe notamment par la mise en place d’outils de dématérialisation ou de solutions de paiement centralisé, de nature à dégager des économies substantielles." Lire la suite

Dans cet article Pierre Emmanuel Tetaz, Managing Directeur de Concur, explique qu'avec "une solution informatique, les entreprises peuvent réaliser jusqu’à 60 % d’économies sur la gestion des notes de frais."

Le retour d'expérience de notre client APERAM est mis à l'honneur dans ce dossier spécial : 

«Pour traiter nos 10000 notes de frais annuelles en Europe, nous devions automatiser leur gestion, explique Sylvie Antoine Gobert, head of IT transversal demand d’Aperam. De plus, nous entendions centraliser les processus de gestion de notre entreprise, dont les notes de frais, sur  un outil informatique unique. Des démarches d’autant plus nécessaires que les collaborateurs qui recourent aux notes de frais ne se trouvent pas forcément sur le même site que ceux qui les valident et les traitent.

Enfin, nous souhaitions également mettre en placeun processus de validation des notes de frais et d’acceptation des remboursements, de manière à limiter les fraudes».

Depuis la mise en place de cet outil sur trois entités (soit 3 000 notes de frais annuelles), Aperam a constaté une diminution de nombre de fraudes et a réduit le temps de traitement des notes de frais, diminuant ainsi les coûts afférents.

«Désormais, les validations des notes de frais se font chaque vendredi pour être ensuite réglées le lundi qui suit, ajoute Sylvie Antoine Gobert. Auparavant, le traitement des notes de frais pouvait prendre plusieurs semaines, ce qui n’était pas satisfaisant pour les collaborateurs concernés.»

Grâce à cette solution, Aperam peut aussi désormais calculer la TVA à récupérer sur les dépenses engagées en France, ce qu’elle ne faisait pas jusqu’à présent. En 2015, Aperam a ainsi récupéré 14 000 euros sur un montant total de TVA acquittée de 767000 euros. 

 

 

 

 

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