Le CXP donne la parole à Concur - Frais professionnels : allez-vous enfin abandonner Excel ?

CXP Le cabinet européen d’analyse et de conseil dans le domaine des logiciels, des services informatiques et de la transformation numérique, donne la parole à Emmanuel Vergé. 

 

Les entreprises vont-elles enfin abandonner Excel ?

La recherche de performance et de compétitivité se heurte parfois à quelques paradoxes dans le fonctionnement interne des entreprises. Secret bien caché ou manque de clairvoyance ?

Par Emmanuel Vergé, Directeur Marketing de Concur France

 

Selon une étude du cabinet Forrester* 80% des entreprises enregistrent manuellement et de façon déclarative leurs frais professionnels. Archaïsme. Cette dépense singulière, puisque l’une des rares qui engage à la fois la responsabilité du collaborateur et le portefeuille de l’entreprise, n’intéresse-t-elle donc pas les départements finance et contrôle de gestion ? Pourtant les facilités offertes par la numérisation, l’utilisation d’applications mobiles, la récupération automatique via des flux numériques des dépenses collaborateurs, la validation à travers des règles configurées dans des solutions en ligne pour les frais professionnels existent, et sont utilisées par 20% des entreprises seulement.

Les « benchmarks » disponibles attestent que plus de 20% des frais professionnels sont hors politiques et l’automatisation via une solution en ligne intégrée apporte plus de 50% de réduction sur les coûts de traitement, une augmentation de la conformité aux règles peut faire gagner entre 30% et 90% sur les dépenses engagées selon les cas, et les délais de traitement sont divisés par deux. C’est là un bénéfice tangible et immédiat auquel il convient d’ajouter des économies potentielles sur les frais de transaction agences de voyages de 70% et des négociations achats voyages de 20%.

Il ne s’agît donc pas uniquement de gains de productivité mais bien d’améliorer le bilan.

L’étude de Forrester met en évidence la difficulté avérée pour les fonctions finance et gestion de piloter les frais de déplacement et de représentation ressentis comme l’un des postes le plus difficile à contrôler.

Seulement 18% des organisations utilisent des solutions logicielles de gestion des frais. Un constat qui traduit un manque général de visibilité et une incapacité à analyser ces frais.

Bien au-delà de « faire gagner du temps », l’enjeu est bien de consolider et piloter l’information disponible dans une « base de donnée des dépenses professionnelles ».

Avoir une visibilité en temps réel c’est enregistrer les dépenses dès qu’elles interviennent, lors de la réservation d’un voyage par exemple. C’est alerter ou interdire les dépenses ou les demandes de remboursement sans intervention humaine. C’est notifier les managers et le contrôle de gestion quand des exceptions, des demandes de dérogations, voir des violations, autrement dit des fraudes, se présentent. C’est anticiper aussi sur les budgets à allouer car l’historique des dépenses par département, fonction, fournisseur et zone géographique deviennent finalement possible.

Les entreprises qui cherchent à identifier des leviers d’économie et de productivité devraient peut-être commencer par abandonner certains de leurs fichiers Excel.

 

Chiffres clés

La gestion des frais professionnels est le 2ème poste de dépenses le plus difficile à contrôler 42% des entreprises indiquent ne pas être en mesure de consolider les données.

80% des entreprises saisissent manuellement leurs frais professionnels 50% de réduction sur les coûts de traitement grâce l’automatisation via une solution en ligne intégrée. Economies potentielles sur les frais de transaction agences de voyages de 70% et des négociations achats voyages de 20%.

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