Contrôle des coûts de l’entreprise
Combien de temps conserver un reçu de notes de frais ?
Ah, ces vieilles boîtes à archives qui trainent depuis dix ans sur des étagères poussiéreuses !
En dépit de l'importance répétée d'un bon processus en matière d'archivage, il faut reconnaître que c'est souvent loin d'être la priorité absolue des organisations. Pourtant, l'archivage physique n'est pas uniquement un enjeu de place disponible. Il reflète également l’efficience organisationnelle de l’entreprise, impactant même parfois les impôts locaux et autres charges financières. Et alors que l'archivage peut être parfois vu comme une contrainte pour les entreprises, la digitalisation des notes de frais et des tickets associés a, heureusement, fait bouger les lignes.
Depuis l'arrêté du 23 mai 2019, il est désormais possible de numériser les reçus des notes de frais. Cela inclut également les justificatifs de donations ou d'autres transactions similaires qui peuvent être liées aux déplacements professionnels. Par exemple, la carte ticket restaurant se présente comme une évolution moderne et classique des tickets repas traditionnels en format papier. Elle offre une gestion simplifiée, un contrôle accru pour les employeurs et plus de flexibilité pour les employés. Mais qu'est-ce que cela change du point de vue de l'archivage ? Et surtout, combien de temps faut-il conserver un reçu de notes de frais ? Faisons le point ensemble.
Il y a un avant et un après 1er juillet 2019
L’arrêté du 23 mai 2019, « fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L.243-16 du code de la Sécurité Sociale » permet de numériser les reçus des notes de frais. Pour bien assimiler ces procédures, n'hésitez pas à approfondir votre compréhension sur la dématérialisation des notes de frais. En clair : à partir du moment où la numérisation se fait dans les règles de l'art, il n'est plus nécessaire de conserver les factures, reçus et justificatifs en version papier. Cela inclut également les attestations de paiement ou de remboursement liées aux notes de frais. C'est-à-dire :
- Une reproduction à l'identique : la copie doit être conforme à l'original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d'information.
- Un format unique : tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
- Un système de sécurité, de conformité ou d'horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées, garantissant ainsi l’intégrité des documents face à d'éventuels litiges.
Il est toutefois important de garder en mémoire que ce changement ne prend effet qu'à partir du 1er juillet 2019 et sans effet rétroactif. Concrètement, cela signifie que toutes les dépenses réalisées avant cette date doivent être justifiées avec un reçu sous format papier. À partir du 1er juillet, vous avez le choix : continuer avec le papier, en dépit de son manque d'efficience chronique, ou passer à la digitalisation des notes de frais pour optimiser vos processus internes. Cela peut également impacter les allocations chômage si elles sont basées sur les dépenses professionnelles justifiées.
Pourquoi conserver vos reçus de note de frais ?
Il peut y avoir plusieurs raisons à cela. La première, et la plus importante, consiste surtout à prouver que les frais remboursés correspondent bien à des dépenses engagées pour l’entreprise et sont conformes à la réglementation en vigueur. Dans le cadre de vos déplacements par exemple, il peut être intéressant de connaître les avantages de l'indemnité kilométrique vélo. Si c'est bien le cas, les dépenses professionnelles remboursées ouvrent droit à une exonération de cotisations sociales. Il est également crucial de noter que le remboursement des dépenses liées à l'alcool dans les notes de frais en milieu professionnel est un sujet complexe. Cette complexité découle de divers facteurs, incluant les politiques internes des entreprises, ainsi que des considérations légales, économiques et éthiques. L'absence de modalités précises et claires établies par l'employeur peut rendre la situation encore plus délicate à gérer, soulignant ainsi l'importance de directives bien définies. Une gestion équilibrée et responsable est donc essentielle pour naviguer à travers ces enjeux.
La deuxième raison est d'un point de vue fiscal. La conservation des reçus permet de démontrer à l’administration fiscale, à l'employeur et à tout autre organisme concerné que les dépenses réalisées par les salariés sont éligibles à une récupération de la TVA. Dans certains cas, cette démonstration peut même conduire à des déductions fiscales supplémentaires.
Enfin, la troisième est d'ordre interne : le fait de conserver (et de trier, classer et noter) les justificatifs professionnels peut être utile pour établir des tableaux de bord, recouper des dépenses et faire des analyses année après année, service par service ou même salarié par salarié. C'est ainsi un moyen potentiel pour l’employeur de détecter les risques de fraude et les absences de justificatifs pour certaines dépenses. Cela s’inscrit également dans le respect des modalités internes de gestion documentaire. De plus, cette démarche facilite l'identification d'éventuelles erreurs dans la gestion des procès verbaux d'entreprise. Toutefois, il faut être honnête : avec les reçus papier, cela reste un travail manuel, lent et peu efficace à long terme.
Le délai de conservation des reçus
C'est en 2017 que l'administration fiscale a ouvert la voie à la digitalisation des reçus. En 2019, le passage à un processus désormais 100 % numérique a été réalisé.
En matière de conservation, il est confirmé que depuis le 1er janvier 2019, les documents ou pièces justificatives nécessaires au calcul de l’assiette ou au contrôle des cotisations doivent être conservés au moins 6 ans à partir de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus. En la matière, c'est donc l'article L 243-16 du code de la sécurité sociale qui fait foi. Dans le milieu professionnel, il existe plusieurs méthodes pour classer les notes de frais, allant de solutions traditionnelles et moins efficaces. Ces dernières permettent de conserver facilement les tickets et autres justificatifs, facilitant ainsi la tâche à l'employeur et aux employés pour une gestion plus efficace de ces documents.
Pour conserver ses reçus pendant 6 années, il est donc nécessaire d'investir dans un système de stockage efficace. Une fois numérisées par une application professionnelle, vos notes de frais peuvent être archivées sur un serveur cloud sécurisé. Cela facilite grandement la gestion des notes de frais. Par ailleurs, ce système améliore également la gestion des documents relatifs à d'éventuelles cessions d'actifs ou de biens de l'entreprise, ainsi que la gestion des contrats d'assurance vie. Ainsi, vous aurez toujours accès à ces données à tout moment. De plus, les métadonnées qui enrichissent les fichiers vous faciliteront la vie en termes de recherche et d'analyse. Cela rendra également les procédures fiscales associées, ainsi que la gestion des contrats d'assurances, plus simples et plus rapides à gérer
Pour conserver des reçus de manière conforme et assurer la gestion optimale des cotisations sociales, il est parfois utile de repenser la manière dont votre organisation traite les notes de frais. Avec une application professionnelle capable de gérer tous vos processus de voyage, de la réservation au remboursement du salarié, vous pourrez gagner du temps productif pour tous vos collaborateurs. Ce faisant, cela pourrait influencer positivement la gestion des allocations familiales et autres prestations sociales qui dépendent d'une comptabilité précise et conforme. De quoi transformer la conservation des notes de frais en levier d'efficacité et renforcer le rôle de l'employeur dans la gestion des dépenses professionnelles !
Ces articles pourraient également vous intéresser :
- Comment vous assurer que votre copie numérique est fiable ?
- Le guide de l’archivage numérique !
- Qu’est-ce que la digitalisation à valeur probante ?
- Les erreurs à éviter lors de votre digitalisation de notes de frais
- Comment accroître la satisfaction de vos collaborateurs avec la numérisation de vos notes de frais?
- Quel est le processus pour digitaliser mes notes de frais ?
- Les avantages de la dématérialisation de notes de frais
- Qu’est-ce que la conformité digitale ?
- URSSAF et dématérialisation de notes de frais : tout savoir sur la loi