5 tendances qui façonneront la gestion des voyages d’affaires et des dépenses en 2019

En 2018, les nouvelles technologies ont monopolisé les médias pour de bonnes raisons (l’entrée en vigueur du RGPD pour plus de respect des données personnelles) et pour de mauvaises raisons (scandale de Facebook et Cambridge Analytica). Au-delà des gros titres, de nouvelles opportunités ont émergé avec une nette augmentation de l'innovation et des startup européennes qui rivalisent de plus en plus avec leurs homologues de la Silicon Valley.

Avec des nouvelles technologies qui continuent de mener le changement à un rythme sans précédent, que réserve l’année 2019 aux entreprises et aux voyageurs d’affaires ? Si le climat politique apportera sans doute une forme d’incertitude, les entreprises ne souhaitent pas pour autant perdre du terrain face à leurs concurrents mondiaux et veulent continuer à investir pour rester compétitives.

C’est dans ce contexte que SAP Concur dévoile ses 5 prédictions de changements et opportunités d’investissement :

 

  1. Des frontières plus floues entre les pôles RH et finances

Une tendance actuelle qui continuera de grandir en 2019 concerne l'estompement des frontières entre les équipes RH et les équipes financières pour les dépenses des employés. En effet, le fossé entre le monde privé et le monde public s’estompe peu à peu pour laisser place au changement dans certains secteurs, comme celui de l’industrie notamment, au sein duquel la fiche de paie s'est progressivement déplacée sur le bureau des RH. Au fur et à mesure que les rôles de directeur des RH et directeur des finances s'harmoniseront sur le plan stratégique, certains des éléments administratifs les plus banals des deux postes continueront de s'effacer.

 

  1. Le machine learning aura toujours le vent en poupe

Une étude récente menée par McKinsey révèle que si peu de professions sont entièrement automatisables, 60% de toutes les professions ont en revanche au moins 30% d'activités qui le sont.

Cependant, les gains apportés par une puissance de traitement accrue et un meilleur accès des développeurs aux outils de machine learning s'étendront bien au-delà de l'automatisation pour inclure des informations uniques axées sur les données, une meilleure conformité et des expériences utilisateurs améliorées. 

Dans la gestion des dépenses, les outils de machine learning capables de lire les notes de frais manuscrites et les dépenses sur les reçus remplaceront les technologies traditionnelles comme la reconnaissance optique de caractères, permettant ainsi aux entreprises d'analyser et de vérifier leurs dépenses à une échelle et à une vitesse sans précédent. Grâce à la capacité d'identifier des modèles et des anomalies dans des millions d'enregistrements de données en temps quasi réel, les entreprises acquerront la visibilité et l'agilité dont elles ont besoin pour améliorer leurs processus métier, réduire leurs coûts et décourager la fraude.

 

  1. La réservation de voyages d'affaires prendra moins de temps

Selon des études antérieures le temps moyen passé par  salarié pour produire une note de frais est de 20 minutes. En 2019, les nouvelles technologies comme les robots amélioreront considérablement la productivité des employés. Et pas seulement pour les voyageurs, mais pour toutes les personnes impliquées dans le processus comme les gestionnaires, les organisateurs de voyages ou les agents de voyages par exemple). Ces nouveaux outils pourront par exemple :

  • Effectuer des recherches anticipées basées sur les informations du calendrier
  • Approuver plus rapidement les demandes des voyageurs d’affaires en se basant sur leurs habitudes antérieures
  • Fournir un classement automatique entre les dépenses relatives aux voyages d'affaires par rapport aux dépenses de loisirs, pour les voyages impliquant les deux composantes (les voyages de loisirs représentant actuellement 10% de tous les voyages d'affaires)

 

  1. L'évolution des politiques d'immigration et des politiques fiscales vont créer de nouvelles pressions sur les entreprises multinationales

En 2019, les voyageurs d'affaires seront de plus en plus considérés comme une source de recettes fiscales, ce qui créé de nouveaux défis pour les entreprises qui comptent sur leurs employés pour faire des affaires au-delà des frontières nationales ou internationales. Les gouvernements nationaux et locaux continueront d'adopter des règles complexes en matière de visas de travail et de fiscalité en réponse aux tendances mondiales concernant la circulation transfrontalière des personnes et des produits. Ainsi, un employé qui réside un certain nombre de jours au cours d'une année civile dans un autre pays peut entraîner d'importantes obligations à la fois pour l'individu et pour l'entreprise, et potentiellement empêcher la conduite des affaires.

Par exemple, à Singapour, les autorités fiscales et les services de l'immigration collaborent pour vérifier si un voyageur d'affaires a ou non, déclenché une obligation fiscale pendant son séjour, ce qui conduit parfois à la détention temporaire à la frontière. De plus, des États américains comme New York et la Californie effectuent de plus en plus de vérifications pour identifier les voyageurs d'affaires qui ont franchi des seuils qui les rendent assujettis à l'impôt sur le revenu. Les entreprises peuvent également être confrontées à d'énormes responsabilités financières (parfois des dizaines de millions d’euros) pour avoir enfreint les règles en matière de visas. A cela s’ajoute les risques potentiels de réputation lorsque ces pénalités font la une des journaux. En 2019, les entreprises auront plus que jamais besoin de s'assurer qu'elles et leurs employés demeurent conformes.

 

  1. Plus de parité dans les entreprises

La parité sera également au centre des préoccupations en 2019. La diversité des genres est déjà une priorité pour de nombreuses entreprises, la croissance de cette économie devrait être encouragée afin de profiter non seulement aux employés, mais à l'ensemble des entreprises. En effet, les entreprises du Fortune 500 ayant la plus forte représentation des femmes dans les conseils d'administration enregistrent un meilleur rendement financier que les entreprises ayant la plus faible représentation[1].

Une étude McKinsey souligne même que les entreprises se situant dans le quartile supérieur pour la diversité des sexes au sein de leurs équipes de direction étaient 21% plus susceptibles de connaître une rentabilité supérieure à la moyenne que les entreprises du quatrième quartile - la diversité n'est donc pas seulement bonne pour l’image de l’entreprise, mais également logique sur un plan purement commercial.

 

A propos de SAP Concur

Depuis plus de 20 ans, SAP Concur s’emploie à amener les entreprises de toute taille et quelle que soit leur maturité au-delà de l’automatisation vers une solution de gestion des frais professionnels totalement connectée intégrant les déplacements, les dépenses et les factures et permettant de répondre aux problématiques de conformité et de gestion des risques. L’expertise mondiale de SAP Concur et sa capacité d’innovation permettent aux clients de garder une longueur d’avance en s’appuyant sur une technologie de pointe, des données connectées et des outils qui offrent un gain de temps conséquent. Le tout est intégré à un écosystème dynamique de partenaires et d’applications. Conviviale et immédiatement opérationnelle, la solution SAP Concur recueille des données exhaustives permettant de gagner en visibilité et de réduire la complexité des dépenses pour les gérer de façon proactive. 

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