10 rapports pour prendre les bonnes décisions (1/2)
Limiter la fraude, identifier les dépenses non conformes, trouver des leviers de négociations avec vos fournisseurs, récupérer la TVA, etc. Voici quelques uns des bénéfices offerts par le reporting, permettant in fine d’anticiper, de piloter et de maîtriser au mieux vos budgets.
SAP Concur propose d’infinies possibilités pour piloter ses budgets. Pas moins de 200 rapports standards sont disponibles dans SAP Concur T&E, tout en sachant qu’il est aussi possible de les créer sur-mesure. Commençons par un zoom sur 5 rapports clés.
1) Mieux connaître les voyageurs et leurs dépenses
Vous pouvez obtenir une synthèse des types de frais, et ainsi avoir une vue plus précise des dépenses sur l’année en fonction (hôtels, repas, transports, etc.). Très utile pour les services achats, ce reporting permet de mieux négocier et de savoir comment optimiser les dépenses.
2) Limiter la fraude
Afin d’éviter les mauvaises surprises, SAP Concur détecte les doublons pour les dépenses déjeuner de deux façons :
- Automatiquement
- A posteriori selon différents critères : montant, date, nom fournisseur, etc.
Le système de reporting va plus loin en obligeant à noter le nom du participant du déjeuner, analyse ensuite les notes émises et indique si deux personnes ont enregistré des notes de frais chacun de leur côté.
Un audit parvient à retourner seulement 7% des notes de frais après audit, alors que la solution permet d’en doubler le nombre.
3) Maîtriser les coûts auprès des fournisseurs
Selon une étude de GBTA, 63% des réservations d’hôtels sont réalisées en dehors des agences de voyage. Le reporting permet malgré tout de consulter l’ensemble des réservations, y compris celles effectuées en dehors de la plateforme. En outre, il propose un classement des collaborateurs qui se trouvent hors de la politique voyage.
4) Trouver des leviers de négociation
SAP Concur permet également de consulter à combien s’élèvent les dépenses par type de fournisseur dans l’année en cours. Cela permet in fine de voir dans quelle mesure renégocier avec certains fournisseurs.
5) Supprimer les pénalités de retard sur les paiements
Comment éviter de payer les frais de retard sur le paiement des cartes affaires ?
Le reporting évite ce genre de désagrément dans 2 situations :
- C’est la société qui paie directement le prestataire : on peut détecter les paiements par profil (manager, comptable, chef de service) et obtenir un rapport sur les transactions en attente, avec un rappel aux collaborateurs.
- C’est l’employé qui paie : SAP Concur envoie directement un e-mail à l’employé pour lui indiquer de faire sa note de frais.
