La mise en œuvre de bonnes pratiques d'automatisation des processus permet de réaliser de multiples avantages :
Simplicité
Les solutions d’automatisation à la demande Concur s’appuient sur des interfaces intuitives pour navigateur garantissant une adhésion renforcée de tous les collaborateurs aux politiques d’entreprise. Des écrans d’aide contextuelle guident les utilisateurs qui en ont besoin tout au long du processus de réservation de vols, d’organisation de réunions, de soumission de frais, de demande de paiement fournisseur, etc. pour rendre toutes ces opérations parfaitement simples et transparentes pour les utilisateurs réguliers ou occasionnels – d'où qu'ils se connectent dans le monde.
Des flux de traitement robustes et simples
Chaque entreprise a des besoins spécifiques, c’est pourquoi les outils d’automatisation des processus doivent être suffisamment flexibles, adaptables et extensibles pour les prendre en charge et gérer leurs changements. Les services Concur peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins exacts de chaque entreprise, à ses politiques et à ses effectifs.
Importation automatique des données sur les dépenses
La mise en œuvre d’une solution automatisée permet d’éliminer les erreurs de saisie et de réduire considérablement la fraude – notamment grâce à des liaisons directes avec les émetteurs des cartes de paiement d’entreprise. Toutes les transactions par carte étant automatiquement importées dans le système, le processus de génération et d’approbation des notes de frais est à la fois plus précis et plus rapide.
Capacité d’audit
Grâce aux solutions de reporting des dépenses, les rapports et leurs lignes de détail sont accessibles en ligne en seulement quelques clics. Concur Expense intègre en outre une piste d’audit intégrale permettant de remonter à la soumission de toutes les dépenses et approbations.
Dématérialisation
L’automatisation permet aux entreprises de s’affranchir des coûts et de la complexité de conservation et de gestion des justificatifs papier, reçus et autres factures. La plate-forme Concur intègre en effet la puissante solution de numérisation Concur Imaging offrant à tous les collaborateurs – disposant d’un simple fax – un moyen plus ergonomique et simple que jamais pour joindre les justificatifs à leurs notes de frais. Les images ainsi créées sont ensuite disponibles en ligne – par exemple, à des fins d’approbation ou d’audit.
De puissants outils d’analyse
L’un des principaux avantages de l’automatisation du reporting des frais réside dans les nouvelles possibilités de collecte et d’analyse des données. La plate-forme Concur intègre pour cela des outils avancés de « business intelligence » tels que Concur Analysis permettant de mettre ces informations au service de meilleures négociations avec les fournisseurs et d’un contrôle supérieur de l’application des politiques d’entreprise.
Règles paramétrables, politiques intégrées et alertes de conformité
Au-delà de la rationalisation du processus de gestion des notes de frais et des rapports de dépense, l’automatisation garantit également une meilleure conformité avec les politiques d’entreprise et les réglementations financières. Des règles métier peuvent être paramétrées et affectées aux différents acteurs (selon leur niveau hiérarchique, leur division ou leur localisation géographique) afin de signaler les écarts constatés et de minimiser les dépenses réalisées en dehors des politiques de transport d'entreprise.